Etape 2 : définir les champs du système

Il s’agit ici d’élaborer le cahier des charges du système qui va être mis en place.

Bien sûr en fonction et sur la base de l’état des lieux élaboré à l’étape 1.

Quelles sont nos attentes ? Quelles sont les données que tout programme de ce type devrait  à minima exploiter ? Quels sont les angles morts, quels éclairages ne parvient-on pas à apporter ? Quelles questions devraient-on creuser ?

Quels sont les enjeux ? En terme de temporalité, c’est à dire à quel moment aura-t-on besoin des réponses ? Quelles seraient les répercussions potentielles de l’obtention des réponses, en terme de ressources humaines, de financement, etc.

En fonction des éléments du système qui seront sous-traités à des intervenants extérieurs, c’est aussi l’occasion de traduire les besoins en termes de référence.

Enfin, dans le cadre d’une démarche HQSE, il s’agira de trancher par rapport aux 4 fondamentaux et de se positionner au regard des 8 points d’équilibre.

Les fondamentaux :

  1. Quel sera le degré de participation des usagers/bénéficiaires dans l’élaboration du SSE ?
  2. Quelle seront les ressources accordées aux SSE ?
  3. Quelles innovations pour la mise en place du SSE ?
  4. Quelle inclusion du SSE dans le management actuel de la structure ?

Les points d’équilibre :

  1. Quel est l’objet de la démarche : apprentissage, pilotage, transparence ?
  2. Quel équilibre dans le choix des méthodes ? Entre quantitatif et qualitatif notamment. Quelle diversité des sources ?
  3. Quels critères nous interrogent plus particulièrement ? (la pertinence ?la  cohérence interne ? l’impact ? le dosage/intensité ? l’acceptation ?)
  4. Existe-t-il un équilibre sur le périmètre qui sera couvert par le SSE c’est à dire que l’éclairage ne se limitera pas à l’action/projets/programmes mais couvrira également la stratégie globale de l’institution ou encore sa gouvernance
  5. Quelle temporalité : l’éclairage sera-t-il équilibré entre les différents temps de l’action, ex-ante, intermédiaire, finale ou ex-post ? A quel point peut-on approcher des mécanismes de prise de décision en temps réel ? 
  6. Quels répartition de l’implication entre les différents acteurs du SSE ? Entre  auto-évaluation, évaluation interne, évaluation externe et évaluation par les bénéficiaires ?
  7. Quelle équilibre entre reporting et recherche ? 
  8. Quelle équilibre entre suivi et évaluation ?
  9. Quel équilibre dans les flux de redevabilité ? L’implication et le devoir de transparence envers le bailleur est-il similaire a celui envers les usagers ?