Etape 2 : définir les champs du système

Il s’agit ici d’élaborer le cahier des charges du système qui va être mis en place.

Bien sûr en fonction et sur les acquis de l’état des lieux élaboré à l’étape 1.

Quelles sont nos attentes ? Quelles sont les données que tout programme de ce type devrait  à minima collecter et exploiter ? Quels sont les angles morts, quels éclairages nous paraissent insaisissables ? Quelles questions devraient-on creuser ?

Quels sont les enjeux ? En terme de temporalité, c’est à dire à quel moment aura-t-on besoin des réponses ? Quelles seraient les répercussions potentielles de l’obtention des réponses, en terme de renouvellement (ou d’arrêt) de financement, en terme  de ressources humaines (est-ce qu’une donnée issue de l’évaluation pourrait être extraite de son contexte pour justifier un avancement de carrière ou au contraire une sanction ?), en terme de motivations des équipes, etc.

En fonction des éléments du système qui seront sous-traités à des prestataires extérieurs, c’est aussi l’occasion d’exprimer les besoins sous forme de termes de référence. (par exemple pour une étude de base, une évaluation intermédiaire ou finale).

Enfin, dans le cadre d’une démarche HQSE, il s’agira de trancher par rapport aux 4 fondamentaux et de se positionner au regard des points d’équilibre.

Les fondamentaux :

  1. Quel sera le degré de participation des usagers/bénéficiaires dans l’élaboration du SSE ?
  2. Quelle seront les ressources accordées au SSE ?
  3. Quelles innovations pour la mise en place du SSE ?
  4. Quelle inclusion du SSE dans le management actuel de la structure ?

Les points d’équilibre :

  1. Quel est l’objet de la démarche : apprentissage, pilotage, transparence ?
  2. Quel équilibre dans le choix des méthodes ? Entre quantitatif et qualitatif notamment. Quelle diversité des sources ?
  3. Quels critères nous interrogent plus particulièrement ? (la pertinence ?la  cohérence interne ? l’impact ? le dosage/intensité ? l’acceptation ?)
  4. Existe-t-il un équilibre sur le périmètre qui sera couvert par le SSE ? C’est à dire : est-ce que l’éclairage se limite pas à des activités mineures et couvre également la stratégie globale de l’institution ou encore son mode de gouvernance ?
  5. Quelle temporalité : l’éclairage sera-t-il réparti sur les différents temps de l’action, ex-ante, intermédiaire, finale ou ex-post ? A quel point parvient-on à réorienter l’action en fonction de données collectées et interprétées en temps réel ? 
  6. Quelle répartition de l’implication entre les différents acteurs du SSE ? Entre  auto-évaluation, évaluation interne, évaluation externe et évaluation par les bénéficiaires ?
  7. Quel équilibre entre reporting et recherche ? 
  8. Quel équilibre entre suivi et évaluation ?
  9. Quel équilibre dans les flux de redevabilité ? L’implication et le devoir de transparence envers le bailleur est-il similaire a celui envers les usagers ?

Une fois ces grands jalons établis, nous allons débuter l’analyse en hiérarchisant les questions et sous-questions les plus prégnantes au moment de l’élaboration du SSE :

La formulation des questions évaluatives