Un Système de Suivi Evaluation (SSE) est l’ensemble des composantes en interaction permettant d’orienter un projet, programme ou institution en fonction de sa finalité, en adéquation avec ses valeurs et incorporé à son mode de gouvernance.
L’évaluation contribue à faire éclore, fixer puis exposer des systèmes de valeurs. En ce sens, elle participe à l’étude de la finalité des organisations. Des boucles de rétroaction entre les éléments du système permettront d’une part sa régulation (retour à la raison d’être institutionnelle afin d’en limiter les dérives) ou encore la mise à jour de propriétés émergentes :
Soit des effets multiplicateurs abondant vers la finalité organisationnelle ; soit une mise à jour de cette finalité, y compris l’option de dissolution lorsque la finalité est atteinte.
Les principes d’un Système de Suivi et Evaluation
Globalité
Un SSE dépasse un dispositif de SE apprécié comme simple trousse à outils. Des propriétés nouvelles émergent du tout mais aussi au sein de chaque élément qui le compose. Ces propriétés nouvelles doivent être détectées et appréciées au regard des valeurs fondatrices de l’institution qui porte le système.
Interactions
Les interactions entre les éléments d’un système sont forcément réciproques et multiples. Dans son rôle de courroie de transmission, le SSE va considérer les interactions internes des éléments qui le compose. Mais aussi ses interactions avec d’autres sphères comme le management, la gouvernance et l’environnement extérieur.
Complexité
Du latin complexus : « comprendre ce qui est tissé ensemble ». L’analyse de système nécessite l’intégration, la reconnaissance et l’exposition des différents degrés de complexité.
Organisation
L’organisation est l’assemblage des différents éléments du systèmes tant sur les aspects structurels que fonctionnels.
Aspect structurel
La structuration du système de suivi évaluation
Le périmètre du système du suivi évaluation
Son contour, ses limites : par exemple une action, un projet, un programme, une mesure, une politique publique, un système politique
Les éléments constitutifs du système de suivi et évaluation
- un politique ou stratégie d’évaluation
- un manuel de suivi évaluation
- une charte éthique et déontologique
- une unité évaluation (département, direction, etc.)
Le réseau du système de suivi évaluation
Son maillage, les circuits par lesquels seront véhiculés les différents flux.
A travers un logiciel dédié au SE qui intégrera une variété de flux : messagerie, chat, visioconférence…
A travers des évènements de mise en réseau : séminaires SEA, réunions, comités de pilotage, congrès, formations, communautés de pratiques …
En intégrant des possibilités de flux informels lorsque ceux-ci ont été dissous par le travail à distance. Évènement sociaux, cohésion d’équipe.
Les réservoirs du système de suivi et évaluation
Les dispositifs et moyens de stockage des données et des savoirs
- Bases de données, rapports, diagnostics, évaluations,…
- centres de ressources, capitalisation d’expérience, agents et ressources humaines
Aspect fonctionnel
Les fonctionnalités du système de suivi évaluation
Les flux
Ce qui circule entre les éléments du système : des informations quantitatives, des informations qualitatives, des recommandations.
Les centres de décisions
Les vannes qui vont permettre de réguler les données quantitatives, qualitatives, les recommandations et décisions qui en découlent et imprimer leur circulation dans le système. Identifier les centres de décisions formels et informels est un premier enjeux ainsi que l’intégration systématique de voies de recours reliés à la gouvernance.
Les boucles de rétroaction
Informent les centres de décision des effets des activités, des plus immédiats au plus lointain. Une boucle de rétroaction négative nécessitera une action compensatrice pour obtenir l’effet initialement désiré. Une boucle de rétroaction positive est amplificatrice, elle renforce l’action initiale et démultiplie ses effets. Se produit alors une amplification à chaque cycle, tel un effet boule de neige.
Les délais de réponse
Le durée nécessaire afin d’atteindre un centre de décision, analyser le flux, procéder à une prise de décision et une mettre en application dans des ne remettant pas en cause la finalité organisationnelle.