Le suivi est un processus continu de collecte systématique d’information.
Ce processus s’intègre à un projet, à un programme, à une politique publique et se visualise sous forme, notamment, de tableaux de bord.
Le processus de suivi se formalise à travers la mise en place d’un tableau de bord à destination du pilotage de l’action.
Idéalement, ce suivi tend vers une actualisation des données en temps réel afin de faciliter une réactivité dans la prise de décision.
Ce suivi ne devrait pas être orienté sur des activités uniquement, par exemple sur l’efficacité de la mise en oeuvre mais également s’intéresser au volet stratégique, par exemple :
➡ détecter des écarts avec le mandat institutionnel
➡ détecter des changements externes à l’institution au niveau du contexte d’intervention
➡ suivre la réactivité et capacité d’adaptation
En ce sens, le suivi intègre des dispositif de veille documentaire ou organisationnelle.
Le suivi et évaluation : un couple indissociable
Le suivi garantit la fiabilité de l’évaluation puisque cette phase d’analyse sera effectuée sur base des données produites par le processus de suivi.
L’acronyme S&E pour Suivi et Evaluation est un anglicisme tiré de M&E : Monitoring & Evaluation.
En anglais, le terme « Monitor » est plus explicite que « Suivi ». Dans le domaine médical, il s’agit d’analyser, surveiller et contrôler les constantes physiologiques d’un patient (fréquence cardiaque, fréquence respiratoire, etc.).
La notion de temps réel est donc inhérente au monitoring. L’objet est d’être en mesure de déclencher un signal d’alarme en cas d’anomalie. Si votre dispositif de suivi est un simple fardeau qui consiste à collecter et compiler des données alors votre l’intégralité du système de suivi et évaluation s’avère dysfonctionnel.
Le suivi est accolé à l’évaluation pour éviter certains écueils. Le suivi peut être considéré comme l’organisation de la collecte de données brutes et l’évaluation comme la phase d’analyse de ces données afin de permettre tout type de réajustements.
Le premier paramètre évoqué ci-dessus correspond donc au temps de latence entre la phase de collecte et la phase d’analyse. Si cette phase est trop longue, le dispositif est inutile et des boucles de rétro-actions rapides doivent être mises en place.
Toujours à titre de comparaison : dans un cadre hospitalier, un moniteur de signes vitaux devra déclencher une alarme en cas d’anomalie. Si ce n’est pas le cas, le moniteur n’est pas seulement dysfonctionnel isolément, il devient dangereux et c’est l’ensemble de la prise en charge qui est affectée : le soignant s’appui sur la confiance qu’il a dans le dispositif. Ainsi, attention aux système de suivi évaluation qui n’ont qu’un rôle d’affichage mais pas de réalité opérationnelle : voir les dysfonctions d’un système de suivi et évaluation.
Il s’agit également de déterminer quels acteurs sont susceptibles de déclencher cette phase d’analyse et les protocoles à mettre en place. Si le moniteur de signes vitaux se déclenche au chevet d’un patient, faut-il prioriser une intervention rapide de l’infirmière de garde ou attendre le retour de l’Agence Régionale de Santé ? Quelle fluidité des protocoles ? A quel niveau opérationnel faut-il développer le système et quelles parties prenantes devraient y prendre part ?
Egalement, ce dispositif de suivi doit être observé au regard de l’ambition du système de suivi et évaluation. Notamment sur le volet apprentissage.
Le suivi devrait s’intégrer dans un cadre plus vaste qu’une seule fonction de comparaison entre ce qui a été programmé et ce qui est réalisé. Si ce n’est pas le cas il ne s’agit pas de suivi mais de simple contrôle.
Pour aller plus loin :
Les étapes de mise en place d’un système de suivi et évaluation : sommaire
Date de première diffusion : 2012
Dernière actualisation : 2023