Ci-dessous un exemple de calendrier de mise en place d’une démarche HQSE (Haute Qualité en Suivi et Evaluation) sur 15 jours de mobilisation des équipes projets/programme sur une temporalité de 12 à 24 mois.
Séquence 1 : état des lieux (5 jours)
- Analyse documentaire des outils existants
- Programmation d’entretiens avec l’équipe projet, responsables de programmes, le cas échéant chargés de SE, usagers et partenaires
- Diagnostic du dispositif de SE en place
Séquence 2 : formation des responsables de programmes (4 à 5 jours)
Module 1 : Les bases du suivi et évaluation (1 journée)
- Qu’est-ce que l’évaluation?
- Une discipline à part entière
- L’outil de pilotage
- L’outil démocratique
- L’outil d’apprentissage
- Les différents types d’évaluation
- Les critères d’évaluation
- Les différents degrés de participation
- Principes directeurs et cadre déontologique
- L’évaluation dans mon domaine d’activité: état des lieux
- De la théorie à la pratique
Module 2 : Méthodes et techniques (1 journée)
- Choix méthodologiques
- La démarche HQSE
- Gestion axée sur les résultats et méthodologie du cadre logique
- Le changement le plus significatif
- La cartographie des incidences
- Stratégies de concertation et d’implication des parties prenantes
Module 3 : Conception du système de suivi et d’évaluation (3 journées)
- Un système de suivi évaluation sur mesure
- Fonctions et caractéristiques d’un système de suivi et évaluation
- Quel équilibre entre les fonctions de pilotage, de transparence et d’apprentissage ?
- Les étapes de mise en place :
- L’état des lieux
- L’élaboration du groupe de travail ou comité de pilotage
- La définition des champs du système
- Formulation des questions évaluatives
- Identification des ressources nécessaires
- Sélection des méthodes
- Formulation des indicateurs
- Tableau de suivi des indicateurs
- Planification de la collecte d’information et du traitement des données
- Planification de l’utilisation des résultats
Séquence 3 : accompagnement à la mise en place du SSE
Séminaire HQSE 1 (1 journée, dans les 3 mois suivant la formation initiale)
- Restitutions : présentation du SSE
- Les processus de prise de décisions
- Chronogramme des activités de SE
- Formalisation du circuit de rapportage
- Le positionnement du suivi évaluation dans l’organigramme
- Comment concilier l’opérationnel et le pilotage?
- L’évaluation in itinere
- Retour d’expériences, leçons tirées et bonnes pratiques
- Plan de formation en Suivi Evaluation
- Tableau de bord et logiciel SE
- Mécanismes de gestion des plaintes
Séminaire HQSE 2 (1 journée, dans les 6 mois suivant la formation initiale)
- La validation du plan de suivi évaluation par le comité de pilotage ou conseil d’administration
- Etat des lieux du secteur d’intervention: mesurer l’adhésion au projet
- Analyse des données et mise à l’épreuve des indicateurs
- Initiation à l’évaluation de processus
- Comment utiliser les résultats de l’évaluation?
- Diffuser les bonnes pratiques
- Etat des lieux du secteur d’intervention : paroles d’usagers
- Test de suivi et fiabilité des indicateurs intermédiaires
- Chemin parcouru et chemin à parcourir
Séminaires HQSE 3,4 et 5 : accompagnement trimestriel et formalisation du système de suivi et évaluation
- Indicateurs agrégeables
- Un environnement propice à l’évaluation ?
- Respect des normes et standards éthiques et déontologie ?
- Charte ou politique de SE
- Population cible et public atteint
- Maintenance du système de suivi et d’évaluation
La démarche HQSE
Pourquoi mettre en place une démarche HQSE ?
Pour qui ?
Comment mettre en place une démarche HQSE ?
Exemple de calendrier de mise en oeuvre
Concevoir un Système de Suivi et Evaluation
Groupe d’échanges de pratiques