Cycle de projet

L’intégration du Suivi Evaluation dans le cycle de projet

L’intégration du Suivi Evaluation dans le cycle de projet présentée ci-dessous doit être interprétée de manière flexible, en fonction de la culture organisationnelle de chaque structure, au regard de sa finalité et de son public.

Seules des considérations éthiques ou déontologiques, d’écart aux principes directeurs de l’évaluation, devraient trouver une voie de réponse immédiate, quelle que soit la phase du cycle en cours, via un protocole clair, éclair, précis et piloté par les instances de gouvernance. De l’importance ainsi de concevoir des signaux d’alarmes basés sur le franchissement de valeurs limites, quantitatives comme qualitatives.

L'intégration du Suivi Evaluation dans le cycle de projet.
L’intégration du SE dans le cycle de projet

En préambule, quelques considérations d’ordre général :

  1. L’intégration du Système de Suivi Evaluation dans le cycle de projet demande à être équilibrée en terme de temporalité : les phases initiales, notamment le diagnostic et la modélisation de la réponse apportée sont cruciales et pourtant fréquemment insuffisamment élaborées. Souvent en cause des mécanismes de financement qui prennent en charge « le traitement » mais pas le diagnostic.

  2. Une considération importante est la durée des cycles. Certains bailleurs de fonds procèdent par des programmes de 12 ans reparties en des phases de 4 ans. Bien sûr, ceux-ci ne sauraient être comparables sur une multitude de critères (pertinence, cohérence, appropriation, durabilité…) à des programmes de quelques années sans visibilité initiale sur leurs modalités de reconduction.

  3. Pour autant, le bouleversement climatique nécessite parallèlement de pouvoir ré-interroger la durée des phases d’installation des actions, parfois démesurément longues. L’activation des bénéfices tangibles d’un projet devient prépondérante à toute considération procédurale entravante. Egalement, la capacité, propension et marge de manoeuvre des acteurs pour la prise de risque doit être insufflée et intégrée à la phase de conception.

  4. La présentation du Système de Suivi Evaluation de manière formalisée, sous forme de livrable, demande à être intégrée comme élément contractuel. Le document est remis et validé par le comité de pilotage, en amont de la phase opérationnelle. Même si le système sera nécessairement amené à évoluer, cette démarche nécessite de s’accorder à minima en amont sur les ambitions communes. Egalement d’identifier les composantes du système de SE déjà en place au niveau institutionnel, ceci afin de prioriser celles qui demeurent à être consolidées. Enfin, éviter la marginalisation du Suivi Evaluation en le cantonnant à un rôle facultatif.

  5. Partager et mettre à disposition des parties prenantes un cycle d’intégration du SE clair et explicite, détaillant non seulement les différentes étapes de l’action mais également de son suivi et évaluation, en lien avec la finalité de l’institution qui porte l’action, est un élément de transparence et participe à la redevabilité. 

  6. Il est recommandé une approche systémique par laquelle identifier les dysfonctionnalités et les éventuels points de rupture risquant de rendre le système de Suivi Evaluation inopérant. Ainsi, proposer sans délai des mesures correctives, quel que soit le stade d’avancement du projet. 

  7. Inspiration et créativité

    Développer des outils de SE créatifs ou innovants reste central. La formalisation et insertion des outils dans un cycle préétabli n’ôte en rien l’appel à l’interdisciplinarité et transdisciplinarité. Ainsi, expliciter la nécessité de créer des passerelles avec la recherche, l’art et la culture. Aussi, impulser l’exploration de nouveaux champs d’investigation. Pour rappel, un système est supposé engendrer de nouvelles propriétés. L’art ou la recherche sont à même de détecter ces signaux faibles.

Des enjeux multiples à chaque phase du cycle de projet

Avant de présenter l’intégration du SE au niveau des différentes phases, revenons sur le rôle essentiel des séminaires Suivi Evaluation Apprentissage.

Sans fréquence type, sans ordre du jour rigide ou composition de parties prenantes prédéterminée, la tenue de ces évènements/réunions de maintenance participent tout simplement à la gouvernance, au pilotage et à la mise en opération du système de suivi et évaluation. Le premier, sous forme de modeste atelier de travail, est programmé au plus tôt dans le cycle de projet avec pour objet de planifier l’exercice de diagnostic. Mais encore, celui-ci peut être organisé à tout moment si ce type de rencontres de mise en commun et de partage d’expérience -n’avaient pas été prévues ou souhaitées dès le démarrage.

I. L’incorporation du Suivi Evaluation en phase d’identification et de développement

Une présentation succincte des phases de diagnostic, modélisation, évaluation ex-ante et étude de base est disponible ici à partir du constat suivant : l’état des lieux des outils existants en terme de SE ne peut se construire que sur un diagnostic des phases initiales d’identification et de développement. Quel que soit le cycle en cours, il est primordial de pouvoir relancer des études ou analyses à tout moment si des insuffisances sont observées au niveau des phases préliminaires sur lequel le programme s’est construit.

1. Diagnostic
  • Compréhension des contextes d’intervention
  • Veille documentaire
  • Accès aux évaluations antérieures
  • Connexions au système d’apprentissage institutionnel (éviter de ré-inventer la roue)
2. Modélisation de l’action
3. Evaluation ex-ante

L’évaluation ex-ante permet un regard extérieur sur la justesse du diagnostic initial et les différents scénarios de réponses apportés.

4. Etude de base
Présentation du système de suivi et évaluation

La formalisation et validation du système de suivi évaluation à travers un document écrit intervient en fin de cette phase d’identification et de développement. Sa formulation interroge les différentes parties prenantes sur une finalité commune et reflètent des lacunes existantes de données de compréhension du contexte. En fonction des intérêts en jeux, les équipes veillent à ne pas retarder les aspects opérationnels et le document de présentation du Système de Suivi Evaluation provisoire peut circuler entre les parties prenantes dès la phase de diagnostic. Il sera ensuite validé par le comité de pilotage. Cette pratique contribue à instaurer une confiance entre partenaires et de partager les différents niveaux de responsabilité.

II. En phase de lancement et de mise en oeuvre

1. La formation et l’accompagnement à la mise en place du SSE

Tout d’abord un enjeu de terminologie : en fonction des expériences antérieures, les opérationnels sur le projet ont acquis des habitudes et un lexique divers en matière de SE. Il s’agit alors d’éviter les confusions et de s’accorder sur vocabulaire commun.

Ensuite un enjeu de compétences pures : donner les moyens et les ressources nécessaire à l’ensemble des fonctions présentes de s’impliquer et de contribuer au Système de Suivi Evaluation.

Enfin, si des profils opérationnels SE sont disponibles, bien faire passer le message que le Système de Suivi Evaluation comme le projet n’est en rien ficelé à ce stade. Quel que soit le cadre contractuel, il ne s’agit que d’une projection de la réalité. Des stratégies de contournement vont se manifester qu’il va falloir détecter et illustrer. Les opérateurs du projet ne sont pas de simples exécutants : leurs points de vue sont sollicités et permettront d’orienter l’action.

2. La collecte et l’analyse des données

III. En phase de clôture

  • Transmission de savoirs
  • Diffusion verticale et horizontale
  • Suivi des recommandations initiales
  • Alimentation du cycle suivant
Pour aller plus loin
Ressources externes

Date de première diffusion : septembre 2020
Dernière actualisation : avril 2023