Restitution, droit de réponse, divulgation

Modalités de restitutions

Toute information transmise devrait obtenir un retour. Chaque acteur impliqué dans un processus d’évaluation est censé avoir accès aux «  règles du jeux » : présentation du système de suivi et évaluation, charte ou politique d’évaluation, objectifs de l’évaluation. Au-delà, chaque personne ayant été sollicitée dans le processus d’évaluation, quelle que soit la technique de collecte doit pouvoir comprendre comment seront utilisées les informations fournies, comment elles seront exploitées et à quelles fins. Egalement avoir accès aux recommandations issues de l’évaluation auquel il a pris part.

Littéralement, restituer signifie « rendre » ou encore « donner une représentation fidèle ».  

La restitution est souvent entendue comme l’exercice final où une équipe d’évaluation externe va venir exposer auprès des commanditaires les résultats de l’exercice d’évaluation, en fonction des termes de référence.

Néanmoins pour exister cette restitution s’appuie sur l’ensemble de votre système de SE, aussi bien en terme de structure (composantes et réseaux) qu’en terme de fonctions (flux, centres de décision, boucles de rétroaction, délais de réponses).

Les modalités de restitution se planifient ainsi très tôt dans le cycle de projet

Il s’agira de :

➡ déterminer les formes de restitution de l’information :

  • écrites : rapports d’évaluation, présentations, rapports trimestriels, semestriels, annuels,…
  • orales : ateliers, réunion, séminaires SEA,…)

➡ déterminer les destinataires des restitutions (siège, terrain, partenaires, usagers, bailleurs,…)

➡ déterminer les modalités de distribution de l’information la mieux adaptée pour chaque destinataire (lettre d’information, mail, réseaux sociaux,…)

➡ déterminer les modalités d’archivage et d’accès aux informations (site internet du projet, site internet de l’institution, centre de ressources physique, etc.)

La restitution, si elle est une des parties les plus visibles de l’iceberg évaluation, s’inscrit et repose ainsi sur toute l’architecture du SSE. 

En effet, même si elle représente effectivement une fin d’exercice pour l’équipe d’évaluation et l’ultime étape avant la facturation, celle-ci ci s’insère dans un certain nombre de passages obligés en amont (organiser les processus de concertation, les droits de réponse et une transparence sur les étapes de validation) et une infrastructure solide en interne pour faire vivre les résultats de l’évaluation externe.

«  Restitution systématique » 

Malgré la meilleure volonté du monde, les termes de référence d’évaluation externe « classique », du fait d’un nombre de jours limité, nécessitent de trancher et limiter la phase de restitution. Souvent sous forme de réunions, au niveau du siège en invitant un maximum de partie prenante. Anticiper et fournir les voies d’accès aux supports d’évaluation en amont permet ainsi de réduire cette limite en laissant à minima la possibilité d’aller rechercher l’information.  

Bien sûr, un atelier de restitution doit être conçu comme un moment de convivialité, d’échange et de partage, réflexif, afin de faire vivre l’évaluation, un positionnement par rapport à la finalité de la structure. Il est intéressant de constater que dans le cadre des évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux, la restitution peut être organisée par décret (voir ici).

Circulation des flux de données par type entre les répondants et équipe chargée du suivi évaluation

Les modalités de restitutions s’incorporent :

  • au document de présentation du SSE , de manière détaillée et évolutive (bien sûr il est vain en début de cycle de préciser le calendrier de restitutions qui n’interviendront que des années plus tard, néanmoins partager le processus et les fondements reste utile)
  • à chaque outil de collecte : dans la partie introductive et avant de commencer la phase de collecte => le résumé de la démarche et un lien vers la présentation du SSE pour que chaque parties prenante sollicitée puisse accéder à des informations plus exhaustives et évolutives

Droit de réponse

Le droit de réponse est à l’origine un terme juridique ou toute personne ou institution, désignée nominativement dans un support publique, peut exiger l’insertion d’une réponse libre et non-modérée dans ce même média, même si la citation n’a aucun caractère défavorable.

Dans la discipline de l’évaluation, le droit de réponse reste ce principe général et absolu par lequel toute analyse, perception ou recommandation émise dans le cadre d’un processus évaluatif peut et doit être contrebalancé par toute partie prenante. Pour rappel, dans ses fondements, l’évaluation se conçoit comme une base de discussion et non un jugement tranché.

Le travail d’équilibriste est ainsi d’organiser ce droit de réponse. Dans des évaluations externes et indépendantes, programmer les modalités du droit de réponse, ou encore le faire-valoir d’un point de vue déontologique, dans des situations hors-normes, où ce droit de réponse serait rejeté.

Dans le cadre néanmoins d’un système de suivi évaluation, il s’agit de créer les conditions d’un dialogue continu entre parties prenantes notamment lors des séminaires SEA

L’utilisation du droit de réponse est également qualifiée d’approche contradictoire. Garde-fou nécessaire, nous mettrons néanmoins l’accent sur des processus de construction de consensus tout au long du cycle de projet. 

Confidentialité et politique de divulgation publique

La confidentialité est définie comme « le fait de s’assurer que l’information n’est accessible qu’à ceux dont l’accès est autorisé » (ISO) ou encore : «  le maintien du secret d’information » (Le Robert).

A qui devraient ainsi être accessibles les évaluations de projets, de programmes ou de politiques publiques ? Existe-t-il des circonstances qui justifient de maintenir secrètes des  évaluations ?

Dans une démarche de clarification, les institutions définissent et mettent en place des politiques de transparence et de divulgation. Un premier enjeu étant la reddition de compte ou encore de raffermir le lien de confiance avec les usagers d’un service public.

Permettre aux citoyens de consulter l’information publique et notamment les évaluations, mettre à disposition de manière factuelle les avancées et les difficultés sur une politique donnée, mieux appréhender les processus décisionnels.

Art. 15. La Société a le droit de demander compte à tout Agent public de son administration. Déclaration des Droits de l’Homme et du Citoyen de 1789 (image Cour des comptes)

Nous distinguerons différents niveaux :

  • la divulgation des produits d’évaluation 

Il s’agit de la mise à disposition et accessibilité des produits finis : publications, analyses, rapports d’évaluation…

  • la divulgation des systèmes d’évaluation

Il s’agit de la mise à disposition et accessibilité des outils de gouvernance de l’évaluation : politique d’évaluation, charte d’évaluation, présentation des considérations éthiques et déontologiques liées à l’évaluation,…

  • la divulgation des processus de prise de décision

Au sein de la composante précédente, une attention toute particulière est apportée aux modalités de prise de décision afin de faire le lien entre la discipline de l’évaluation et son apport à la gouvernance même de l’institution.

  • la temporalité des divulgations publiques le long du cycle de projet

Rendre public les documents de projets au fil des étapes de conception participe à leur qualité. Les parties prenantes interfèrent avec la théorie de changement en amont et par là même réduisent le risque de plainte ultérieure. 

Déclaration de politique et sauvegardes opérationnelles, Département des Résultats
et du Contrôle de la Qualité, AfDB, 2013

Le point de vue est toujours celui du collectif, de l’intérêt général, de l’utilité publique. Or, la détection d’un dysfonctionnement spécifique risque de focaliser l’attention sur un collaborateur en particulier ou de démettre un responsable de ses fonctions, jouant ainsi le rôle de fusible alors que la défaillance perdure. Bien sûr, le propos n’est pas de minimiser les responsabilités mais de préférer les approches systémiques. Si l’audit et le contrôle permettent d’écarter irrégularités, fraudes et malversations de manière effective alors l’évaluation permettra aux équipes chargées du management d’analyser les meilleures approches et combinaisons pour mieux accompagner leurs équipes et les mettre en position de réussite.

A l’inverse, cette politique de transparence et de divulgation se doit de détecter des situations potentielles de nuisance ou de mise en danger :

  • incrimination directe et personnelle d’agents de service publique
  • diffusion d’informations susceptibles d’affecter des enjeux de stratégies, de souveraineté ou de sécurité nationale 

L’enjeu est toujours celui de l’intérêt général : si mettre en lumière un aspect d’une action publique déstabilise un pan stratégique transversal d’autres missions publiques, en dévoilant par exemple des informations pouvant être utilisées dans un cadre malveillant. La décision se prendra néanmoins de façon ouverte au sein des organes de gouvernance, avec l’implication des entités stratégiques externes concernées et sur base des mandats respectifs.

Une pratique consiste à diffuser la liste de tous les rapports d’évaluation achevés sur l’interface publique de l’institution, et « dans les cas où un rapport n’a pas été divulgué ou a été censuré, cette information sera clairement indiquée et sera assortie d’un renvoi vers les critères figurant dans la Politique de divulgation » (voir exemple OACI ici).

Ainsi, une politique de divulgation se construit sur une politique de classification. Si l’accès publique aux évaluations est la norme alors toute démarche de confidentialité demande à être soigneusement encadrée. Toute zone d’opacité, en contradiction avec le droit d’accès aux documents administratifs au sein de l’Union européenne, tout blocage, lenteur, occultations au sein de documents doit être documenté et alimente le processus décisionnel, comme partie intégrante du système de suivi et évaluation. 

Les enjeux liées à la protection des données personnelles seront abordés dans la section RGPD.

Exemples de politiques de divulgation de l’information
Exemples de moteurs de recherche/bases de données en évaluation
Accès aux évaluations finalisées ou en cours
Exemples de programmation/planification des évaluations

Récapitulons


Concevoir un système de suivi et évaluation

Etape 5 : planification de l’utilisation des résultats

Les formats et supports de restitution
Evaluation versus communication
Restitution, droit de réponse, divulgation publique
Les recommandations
Les modalités de prise de décision