Le tableau de suivi des indicateurs (TSI) est annexé au rapport trimestriel, semestriel ou annuel en fonction du format de rapportage sélectionné. Ce tableau de suivi des indicateurs accompagne également le cadre logique dans son format initial puis chaque fois que celui-ci est actualisé.
➡ Exemple tableau de suivi des indicateurs (vierge)
Ce tableau a plusieurs fonctions :
- visualiser de manière concise l’état d’avancée d’un projet
- actualiser les données sur un support unique et partagé
Ce tableau contiendra à minima en annexe la définition précise du mode de calcul de chaque indicateur, sa source, son niveau de désagrégation, la fréquence de collecte et désigne la personne responsable de la collecte. Ceci afin de permettre d’ouvrir le capot et d’expliciter comment ces données sont ou doivent être obtenues et par là-même favoriser la qualité et fiabilité des données.
En fonction du nombre d’indicateurs ou de la complexité du projet, il est envisageable d’enrichir le Tableau de Suivi des Indicateurs initial, voir de réaliser une fiche de référence pour chaque indicateur. Cette fiche pourra apporter autant d’informations complémentaires, par exemple :
- indiquer le but ou objet de l’indicateur (justification)
- lier l’indicateur à un objectif spécifique du programme (classification)
- lister les principaux intéressés ou utilisateurs attendus de l’indicateur (utilité)
- fournir un lexique et des définitions techniques
- intégrer des appréciations sur la disponibilité, accessibilité et complétude des données
- préciser les outils et les méthodes de collecte
- le coût de collecte
- le mode de stockage des données
- le contrôle qualité
- les informations liées à la protection des données personnelles et au respect du RGPD
- la comparabilité internationale (les organismes et institutions utilisant le même indicateur)
- des exemples chiffrés de l’indicateur dans le format attendu
- des exemples d’erreurs issues de la phase de test : ce qu’il ne faut pas faire, comment des indicateurs ou des modes de calculs ont pu être mal interprétés, etc.
Exemples de fiche de référence :
Cadre de mesure du rendement
Le cadre de rendement ou cadre de mesure du rendement est un outil spécifique de la Gestion Axée sur les Résultats.
Au-delà de la situation de référence, indispensable à tout tableau de suivi des indicateurs afin de déterminer notre point de départ, le cadre de mesure du rendement expose des cibles et l’atteinte progressive de ces cibles.
Attention, il s’agit ici d’un choix « philosophique », dans le sens où vous vous engagez dans un mode de management basé sur la performance (voir les KPI – Indicateurs clés de performance). De nombreux programmes dédient un temps considérable à fixer des cibles qui vont venir voler en éclat à la rencontre de la réalité du terrain ou encore d’évènements extérieurs à l’action, sur lesquels l’équipe de mise en oeuvre n’a aucune prise.
Puisque le tableau de suivi des indicateurs joue souvent un rôle contractuel, lié au financement du programme, il demeure bien sûr incontournable de s’accorder sur un nombre spécifique de réalisations attendues, comme autant d’éléments tangibles de biens ou de services à fournir par le programme.
Néanmoins, l’enjeu est de constituer et de mettre en place des cadres de concertation, un dialogue ininterrompu entre les parties prenantes afin d’affiner les cibles en cours de parcours et d’envisager différents scénarios en cas de retard. Esquisser différents « scénarios catastrophes » afin d’anticiper les réactions, conduites à tenir et réorientations stratégiques.
Par exemple, plutôt que de longuement se demander si le rendement moyen à l’hectare (voir exemple ci-dessus) devrait être de 5, de 5,5 ou de 6 tonnes, définir des protocoles ou mécanismes de réaction rapide en cas de blocage du programme est tout autant approprié. A posteriori, lorsque le démarrage de la formation des producteurs a pris plus d’une année de retard, la priorité est-elle à la justesse de la cible, quand bien même aucune activité n’a été engagée ? L’implication du bailleur de fond ou du commanditaire au plus tôt dans cette concertation favorise la mise en place d’un réel partenariat et limite de cantonner la structure qui porte l’action à un rôle de prestataire de service ou de sous-traitant.
L’exemple de cadre de rendement ci-dessus a toutefois pour intérêt de proposer une logique d’intervention a priori limpide, c’est à dire un niveau de cohérence entre les 3 niveaux de résultat :
➡ La formation des riziculteurs à de nouvelles techniques agricoles entrainera une augmentation de la production rizicole et contribuera à une augmentation de leurs revenus.
La démonstration parait toute simple, pourtant rares sont les matrices où la cohérence de la logique d’intervention apparait de manière si nette. Exposer cette logique d’intervention à travers la sélection des indicateurs reste un enjeu. A titre indicatif, l’exemple qualifié de limpide ci-dessus est extrait du premier manuel de formation au cadre logique de 1979 !
La cohérence de la logique d’intervention facilite la formulation des questions évaluatives. La formation des riziculteurs à de nouvelles techniques agricoles a-t-elle permis une augmentation de la production ? Existe-il un lien entre les nouvelles compétences acquises et la productivité ? Est-ce que l’augmentation de la production a effectivement généré une augmentation des revenus des producteurs ?
La disponibilité des données
Un écueil tout simple a éviter est d’anticiper les dates de disponibilité des données au moment de l’élaboration du tableau de suivi des indicateurs. Dans l’exemple ci-dessous, c’est bien sûr au plan de suivi évaluation de s’adapter aux lois de la nature et non l’inverse – ainsi les périodes de collecte des données seront synchronisées avec les périodes de récoltes agricoles. Ceci pour répondre aux enjeux de prise de décision stratégiques du programme et non axer la collecte sur une simple routine de reporting, par exemple trimestrielle ou semestrielle, pré-établie en vigueur au sein de l’institution porteuse du projet.
Pour aller plus loin :
Etape 4 : planifier la collecte d’information et et le traitement des données
➡ Tableaux de suivi des indicateurs
➡ Seuil de déclenchement
➡ Suivi des activités
➡ veille documentaire et sources d’information
➡ observation
➡ entretiens
➡ focus group
➡ enquête par questionnaires
Date de première diffusion : 2020
Dernière actualisation : janvier 2023