Tableau de suivi des indicateurs

Le tableau de suivi des indicateurs est annexé au rapport trimestriel, semestriel ou annuel en fonction du format de rapportage sélectionné. Ce tableau de suivi des indicateurs accompagne également le cadre logique dans son format initial puis chaque fois que celui-ci est actualisé.

Exemple tableau de suivi des indicateurs (vierge)

Ce tableau a plusieurs fonctions :

  • visualiser de manière concise l’état d’avancée d’un projet
  • actualiser les données sur un support unique et partagé

Ce tableau contiendra à minima en annexe la définition précise du mode de calcul de chaque indicateur, sa source, son niveau de désagrégation, la fréquence de collecte et la personne responsable de la collecte. Ceci afin :

  • de permettre d’ouvrir le capot afin d’expliciter comment ces données sont ou doivent être obtenues
  • par là-même favoriser la qualité et fiabilité des données
Le tableau de suivi des indicateurs présentera a minima le mode de calcul de chaque indicateurs, la source des données, la fréquence de collecte et la personne chargée de collecter cette information.

En fonction du nombre d’indicateurs ou de la complexité du projet, il est envisageable d’enrichir le TSI (Tableau de Suivi des Indicateurs) initial, voir de réaliser une fiche de référence pour chaque indicateur. Cette fiche pourra apporter autant d’informations complémentaires, par exemple :

  • indiquer le but ou objet de l’indicateur (justification)
  • Lier l’indicateur à un objectif spécifique du programme (classification)
  • Lister les principaux intéressés ou utilisateurs attendus de l’indicateur (utilité)
  • Fournir un lexique et des définitions techniques
  • Intégrer des commentaires sur la disponibilité, accessibilité et complétude des données
  • Préciser les outils et méthodes de collecte
  • Le coût de collecte
  • Le mode de stockage des données
  • Le contrôle qualité
  • Informations liées au respect du RGPD
  • La comparabilité internationale (les organismes et institutions utilisant le même indicateur)
  • Des exemples chiffrés de l’indicateur dans le format attendu
  • Des exemples d’erreurs issues de la phase de test : ce qu’il ne faut pas faire

Exemples de fiche de référence :

Exemple fiche de référence programme Eau et Assainissement
Cadre de mesure du rendement

Le cadre de rendement ou cadre de mesure du rendement est un outil spécifique de la Gestion Axée sur les Résultats.

Exemple de cadre de mesure du rendement.

Au-delà de la situation de référence, indispensable à tout tableau de suivi des indicateurs afin de déterminer notre point de départ, le cadre de mesure du rendement expose des cibles et l’atteinte progressive de ces cibles.

Attention, il s’agit parfois ici d’un choix « philosophique ». De nombreux programmes dédient un temps considérable à fixer des cibles qui vont venir voler en éclat à la rencontre de la réalité du terrain ou d’évènement extérieurs à l’action sur lesquels l’équipe de mise en oeuvre n’a aucune prise.

Puisque le tableau de suivi des indicateurs joue souvent un rôle contractuel, lié au financement du projet, il demeure bien sûr incontournable de s’accorder sur un nombre spécifique de réalisations attendues, comme autant d’éléments tangibles de biens ou de services fournis par le projet.

Néanmoins, l’enjeu est de constituer et de mettre en place des cadres de concertation, un dialogue ininterrompu entre les parties prenantes afin d’affiner les cibles en cours de parcours et d’envisager différents scénarios en cas de retard, voir de « scénarios catastrophes« . L’implication du bailleur de fond ou du commanditaire au plus tôt dans cette concertation favorise la mise en place d’un réel partenariat et limite de cantonner la structure qui porte l’action à un rôle de prestataire de service ou de sous-traitant.

L’exemple de cadre de rendement ci-dessus a pour intérêt de proposer une logique d’intervention a priori limpide, c’est à dire un niveau de cohérence entre les 3 niveaux de résultat :

=> La formation des riziculteurs a de nouvelles techniques agricoles permettra une augmentation de la production et à terme une augmentation des revenus.

La démonstration parait toute simple, pourtant rares sont les matrices où cette cohérence apparait de manière si limpide. Refléter la logique d’intervention à travers la sélection des indicateurs reste un enjeu. A titre indicatif, l’exemple qualifié de limpide ci-dessus est extrait du premier manuel de formation au cadre logique de 1979 !

La cohérence de la logique d’intervention facilite la formulation des questions évaluatives. La formation des riziculteurs a de nouvelles techniques agricoles a-t-elle permis une augmentation de la production ? Existe-il un lien entre les nouvelles compétences acquises et la productivité ? Est-ce que l’augmentation de la production à effectivement généré une augmentation des revenus des producteurs ?

La disponibilité des données

Un écueil tout simple a éviter est d’anticiper les dates de disponibilité des données au moment de l’élaboration du tableau de suivi des indicateurs. Dans l’exemple ci-dessous, c’est bien sûr au plan de suivi évaluation de s’adapter aux lois de la nature et non l’inverse – ainsi les périodes de collecte des données seront synchronisées avec les périodes de récoltes agricoles. Ceci pour répondre aux enjeux de prise de décision stratégiques du programme et non axer la collecte sur une simple routine de reporting par exemple trimestrielle ou semestrielle, pré-établie en vigueur au sein de l’institution porteuse du projet.

A quelle date seront disponibles au plus tôt les données à collecter ?

Pour aller plus loin :