Etape 4 : planifier la collecte d’information et le traitement des données

Nous allons maintenant aborder les phases de collecte des données. Il s’agit avant tout d’une partie opérationnelle et « logistique ». Mettre en place la mécanique validée lors des étapes précédentes, dans le cadre de la conception et mise en place d’un système de suivi et d’évaluation.

N’oublions pas cependant de valider la cohérence entre les étapes de conception. La qualité et la justesse des questions évaluatives (étape 2) constitueront le socle de notre système de suivi et évaluation. Quelles sont les prochaines décisions stratégiques ou opérationnelles à prendre ? A quel moment aurons-nous besoin des données pour accompagner la prise de décision ?

Considérons également que nos outils de collecte ne sont pas neutres et participent aux résultats et aux effets du programme.

Solliciter le retour des usagers tout au long du cycle du projet implique de dévoiler et reformuler encore et encore nos objectifs, nos ambitions préalables et laisser l’usager se positionner par rapport à la pertinence, cohérence, efficacité, efficience, durabilité de notre démarche et encore faire remonter ses principaux effets, positifs ou négatifs, directs ou indirects (voir ici les critères d’évaluation).

Dans le cadre du SED (Suivi Evaluation Dynamique), le support de collecte se métamorphose en outil de dialogue et de communication avec l’usager : pour l’informer des nouveautés du projet, de nouveaux services, des orientations prises en fonction des précédentes remontées d’information. Ou encore incorporer du renforcement de compétences en fonction des réponses collectées en temps réel (par exemple, un agent de santé indique ne pas maitriser un protocole de soin, l’information manquante lui est rappelée en immédiatement, suite à sa réponse).

Bien sûr, la sélection de méthodes (étape 3) n’a pour vocation que de préciser les grandes orientations, les fondements méthodologiques sur lesquelles repose votre système de suivi et évaluation, expliciter votre démarche, trouver un juste milieu entre approches quantitatives et qualitatives. Le mix méthodologique approprié et sur mesure.

Une question évaluative prise isolément peut très bien être considérée de manière frontale avec la palette de technique de recueil classique : observation, entretien, focus groupe, questionnaire,…

Il s’agit surtout d’enjeu de réactivité. Appuyer la prise de décision, au moment opportun, ne nécessite pas d’engager tout le système de suivi évaluation dans un corpus spécifique à chaque tâtonnement mais plutôt de constituer un cadre normatif et éthique, des points de vigilance et garde-fous.

Nous aborderons dans un premier temps les classiques formats pré-établis de rapportage (reporting) et les tableaux de suivi des indicateurs.

Ensuite, nous présenterons les techniques de recueil et outils de collecte de données. Bien sûr, les 2 se croisent puisqu’un canevas de reporting (rapport trimestriel, semestriel, annuel, etc.) n’est rien d’autre qu’un questionnaire auto-administré.

Pour aller plus loin :

Formats de reporting
Tableau de suivi des indicateurs

Les techniques de recueil