Suivi des activités

Le suivi des activités peut se réaliser via de basiques indicateurs de statut. Le statut désigne un état d’avancement applicable à toute action. Par exemple : en attente de démarrage, en cours, achevée, etc..

Un code couleur attribué à chaque statut permettra une appréciation et visualisation immédiate des niveaux d’avancement et des points de blocage.

L’état d’avancement est binaire : l’activité a débuté ou non, elle est achevée ou non, etc. Ainsi, dans le cadre d’un nouveau projet, de nouvelles tâches ou activités pourront être ajoutées progressivement, au fur et à mesure qu’elles apparaissent, ceci afin d’illustrer la complexité d’une activité anticipée comme simple ou disposer d’un état d’avancement plus précis même si une activité est encore en cours. Parallèlement ce tableau permet de documenter le projet. Notamment en cas d’essaimage ou de passage à l’échelle, afin de faciliter la mise en place de futurs protocoles et servir de support à une capitalisation d’expérience.

Un nombre élevé de statuts permet un suivi plus fin des activités mais complexifie également la lecture du tableau.

Ce tableau doit permettre une transparence pour que l’ensemble des parties prenantes accèdent simultanément à ces points de progression. Ceci afin d’améliorer notamment la fluidité de la prise de décision en cas de blocage.

Le tableau de suivi des activités est lié à un calendrier de mise en oeuvre. Les différents statuts devraient être clairs, explicites et explicités, par exemple :

La sélection des statuts
Non traité
l’activité n’a pas encore été programmée
Programméel’activité est programmée à une date précise dans le calendrier du projet
En coursl’activité a démarré
En attentel’activité a bien démarré mais subit un arrêt
Reprogramméela date initiale n’a pas pu être tenue et fait l’objet d’un reprogrammation ultérieure
AchevéeL’activité a été finalisée.
AnnuléeL’activité est annulée et ne sera pas reprogrammée.
Exemple de différents statuts d’une activité
Exemple de tableau de suivi des activités
Exemple simplifié de tableau de suivi des activités dans le cadre de la mise en place d’une cellule évaluation d’un projet. Chaque activité ici peut être décliner en sous-activités.

La configuration du tableau est à considérer à l’aune de son utilité. Dans des équipes restreintes ou la communication est fluide, un tableau de suivi des activités trop détaillé sera un frein et une charge supplémentaire sur les équipes. Dans un projet multi-acteurs où chaque intervenant intervient sur des projets divers et variés, ce tableau trouvera toute son utilité, à condition qu’il soit mis à jour en temps réel et n’induise pas, en cas d’absence ou de retard de mise à jour, les intervenants en erreur.

Pour aller plus loin

Etape 4 : planifier la collecte d’information et et le traitement des données

Le reporting
 Tableaux de suivi des indicateurs
 Seuil de déclenchement
⇒ Suivi des activités

Techniques de recueil et outils de collecte :
 veille documentaire et sources d’information
 observation
 entretiens
 focus group
 enquête par questionnaires