Le suivi des activités peut se réaliser via de basiques indicateurs de statut.
➡ Le statut désigne un état d’avancement applicable à toute activité. Par exemple : en attente de démarrage, en cours, achevée, etc..
Un code couleur attribué à chaque statut permettra une appréciation et visualisation immédiates des niveaux d’avancement et des points de blocage.
L’état d’avancement est binaire : l’activité a débuté ou non, elle est achevée ou non, etc. Ainsi, dans le cadre d’un nouveau projet, de nouvelles tâches ou activités pourront être ajoutées progressivement, au fur et à mesure qu’elles se matérialisent, ceci afin d’illustrer la complexité d’une activité anticipée comme simple ou encore de permettre de comprendre les étapes et les prérequis pour passer à l’étape suivante, et de partager l’état d’avancement d’une activité en cours. Parallèlement ce tableau permet de documenter le projet. Notamment en cas d’essaimage ou de passage à l’échelle, afin de faciliter la mise en place de futurs protocoles et servir de support à une capitalisation d’expérience.
Un nombre élevé de statuts permet un suivi plus fin des activités, mais complexifie également la lecture du tableau.
Ce tableau doit permettre une transparence pour que l’ensemble des parties prenantes accèdent simultanément à ces points de progression. Ceci afin d’améliorer notamment la fluidité de la prise de décision en cas de blocage.
Le tableau de suivi des activités est lié à un calendrier de mise en oeuvre. Les différents statuts devraient être clairs, explicites et explicités, par exemple :
La sélection des statuts
| Non traité | l’activité n’a pas encore été programmée |
| Programmée | l’activité est programmée à une date précise dans le calendrier du projet |
| En cours | l’activité a démarré |
| En attente | l’activité a bien démarré mais subit un arrêt |
| Reprogrammée | la date initiale n’a pas pu être tenue et fait l’objet d’une reprogrammation ultérieure |
| Achevée | L’activité a été finalisée. |
| Annulée | L’activité est annulée et ne sera pas reprogrammée. |
Exemple de tableau de suivi des activités
La configuration du tableau est à considérer à l’aune de son utilité. Dans des équipes restreintes où la communication est fluide, un tableau de suivi des activités trop détaillé sera un frein et une charge supplémentaire sur les équipes. Dans un projet multi-acteurs où chaque intervenant intervient sur des projets divers et variés, ce tableau trouvera toute son utilité, à condition qu’il soit mis à jour en temps réel et n’induise pas, en cas d’absence ou de retard de mise à jour, les intervenants en erreur.
En bref
Ce format basique de tableau de suivi des activités assigne à chaque tâche un statut d’avancement (par exemple : « en cours« , « achevé« ) associé à un code couleur, offrant ainsi une vision claire et immédiate des progrès et des blocages. Le tableau de suivi des activités vise à améliorer la transparence, la communication et la prise de décision au sein des équipes, tout en s’adaptant à la complexité du projet pour ne pas devenir une charge administrative.
Pour aller plus loin
Etape 4 : planifier la collecte d’information et et le traitement des données
➡ Tableaux de suivi des indicateurs
➡ Seuil de déclenchement
➡ Suivi des activités
➡ veille documentaire et sources d’information
➡ observation
➡ entretiens
➡ focus group
➡ enquête par questionnaires
Date de première diffusion : 2020
Dernière actualisation : janvier 2023