La veille est un dispositif intégré (à un projet, programme ou organisation) de détection, traitement et diffusion d’informations utiles à la compréhension du contexte d’intervention et de son évolution. Ceci dans un objectif de facilitation de la prise de décision et d’adaptation.
Il s’agit de réfléchir à la capacité de votre organisation à collecter des données en lien avec les contextes d’intervention mais aussi les secteurs ou domaines d’intervention. Egalement capter les tendances et les signaux faibles, des vibrations insignifiantes pour le moment mais susceptibles de façonner le futur.
Un cycle de veille est ainsi à instaurer, similaire dans ses fondements à celui du cycle de conception d’un Système de Suivi et Evaluation, avec 5 étapes clés :
1. Etat des lieux des outils et des pratiques existantes
Comment s’informent actuellement les collaborateurs ou l’équipe programme ? Quels sont les médias et sources d’information privilégiées et déjà disponibles ?
2. Définir le périmètre de veille
Quels sont les thèmes à suivre/surveiller ? Sur quelles thématiques la veille documentaire devrait-elle se concentrer ?
Par exemple dans le cadre d’un programme de développement ou de transition des territoires les évolutions en terme de :
- de gouvernance à l’échelon locale, régional ou national
- d’environnement juridique
- d’environnement économique et social
- d’environnement sécuritaire
- de nouvelles technologies, d’innovation, de recherche
- d’altérations climatiques
- d’aménagement du territoire
- d’approvisionnement énergétique
- de modification de volets thématiques du programme (santé, éducation, insertion, environnement, etc.)
- …
Et bien sûr pour l’équipe ou chargé-e d’évaluation, une veille sur les normes ou méthodes en terme d’évaluation.
3. Sélection et paramétrage de la quantité et qualité des données
Notamment, en amont de la sélection, l’identification de sources d’information de qualité. Des critères de fiabilité, d’actualisation, de précision, d’objectivité, de cohérence, de facilité d’accès, de pertinence pourront être appréciés. Un paramétrage en terme de quantité de données également, en fonction des besoins émis et des capacités d’absorption des équipes.
4. Diffusion de l’information/stockage et organisation de l’information
- Les données disponibles et en libre-accès pour les collaborateurs (ce qui est intitulé pull : l’utilisateur va lui-même à la recherche des données) :
➡ des dossiers en ligne partagés, un centre de ressources ou de documentation physique au sein des locaux de l’organisation,…
- Les données transmises directement aux équipes (ce qui est intitulé push : les données vont de l’équipe de veille vers les utilisateurs) :
➡ par mail, newsletter, communautés de pratiques, groupe de partage et d’échanges de pratiques,…
5. Utilisation des données/évaluation de l’utilité de la veille
Cette évaluation s’effectue au regard de l’utilité en terme de prise de décision et adaptation du programme/projet/mesure.
Est-ce que le volume d’information est adapté ? Est-ce que les sources d’information se révèlent fiables ? Est-ce que chaque membre de l’équipe, de l’unité, de la structure, participe et contribue à la veille documentaire en fonction de son profil et de ses champs de compétence ?
En lien avec le management du programme : est-ce que la charge de travail des équipes permet effectivement d’intégrer les informations issues de la veille documentaire ? Et si ce n’était pas le cas, à quel point par exemple la sécurité des équipes pourrait s’en trouver affectée ? Ou encore les capacités d’adaptation ou de réaction du programme dénaturées ?
Bien sûr, la veille documentaire contribue à la formation continue. Dans son rôle d’acquisition et d’actualisation des connaissances, elle détecte et oriente le plan de développement des compétences.
De manière plus large, la veille documentaire participe à la fonction d’apprentissage.
Données primaires et secondaires
Nous allons distinguer :
- les données primaires (produites en internes) et donc permettant d’éclairer des aspects spécifiques à l’action menée par le programme, donnant lieu à une exploitation et directement accessibles en interne (journal de bord, reporting, lettre d’information,…)
- les données secondaires (produites par des organisations extérieures à notre action, sans lien avec le programme) : par exemple des données officielles produites par un Institut National Statistique, des articles de presse spécialisée, des publications de centre de recherche, etc.
Données primaires et secondaires le long de la chaine de résultats
Les données primaires devraient ainsi facilement être disponibles au niveau du programme afin de renseigner nos ressources, nos activités, les biens ou services délivrés par le programme. Les effets générés par notre action seront néanmoins plus difficiles à maitriser et à collecter car dilués dans les mutations d’un contexte mouvant avec une multitude de facteurs externes à notre zone d’influence.
A l’inverse, des données secondaires pourront apporter une vision d’ensemble d’une situation (par un exemple un taux de chômage national, la proportion d’élèves dans des filières scientifiques, etc.) mais sans éclairer la participation/contribution de votre propre programme. L’impact doit ainsi bien être compris comme ce à quoi CONTRIBUE votre action uniquement.
Pour en savoir plus sur la chaine de résultat
Pour une veille sur la pratique ou discipline de l’évaluation
Les outils de collecte
- Veille documentaire
- Observation
- Entretiens
- Focus group
- Enquête par questionnaire
Date de première diffusion : 2016
Dernière actualisation : février 2024