Veille documentaire

La veille est un dispositif intégré (à un projet, programme ou organisation) de détection, traitement et diffusion d’informations utiles à la compréhension du contexte d’intervention et de son évolution. Ceci dans un objectif de facilitation de la prise de décision et d’adaptation.

Il s’agit de réfléchir à la capacité de votre organisation à collecter des données en lien avec les contextes d’intervention mais aussi les secteurs ou domaines d’intervention. Egalement capter les tendances et les signaux faibles, des vibrations insignifiantes pour le moment mais susceptibles de façonner le futur.

Un cycle de veille est ainsi similaire dans ses fondements et dans ses étapes à celui du cycle de conception et de mise en place d’un Système de Suivi et Evaluation.

1. Etat des lieux

Comment s’informent actuellement les collaborateurs ou l’équipe programme ? Quels sont les médias et sources d’information privilégiées déjà disponibles ?

2. Définir le périmètre

Quels sont les thèmes à suivre/surveiller ? Sur quelles thématiques la veille documentaire devrait-elle se concentrer ?

Par exemple dans le cadre d’un programme de développement, les évolutions en terme de :

  • de politique locale, régionale, nationale
  • d’environnement juridique
  • d’environnement économique et social
  • d’environnement sécuritaire
  • de nouvelles technologies
  • de thématiques spécifiques en fonction des volets du programme (santé, éducation, insertion, environnement

Et bien sûr pour le responsable évaluation une veille sur les normes ou méthodes en terme d’évaluation.

3. Sélection et paramétrage de la quantité et qualité des données

Notamment, l’identification des sources d’information de qualité. Paramétrage en terme de quantité de données également, en fonction des besoins émis et des capacités d’absorption des équipes.

4. Diffusion de l’information/stockage et organisation de l’information
  • Les données disponibles et en libre-accès pour les collaborateurs (pull : l’utilisateur va lui-même à la recherche des données) :

➡ des dossiers en ligne partagés, un centre de ressources ou de documentation physique au sein des locaux de l’organisation

  • Les données transmises directement aux équipes (push : les données vont de l’équipe de veille vers les utilisateurs) :

➡ par mail, newsletter, groupe de partage et d’échanges de pratiques

5. Utilisation des données/évaluation de l’utilité de la veille

Cette évaluation s’effectue au regard de l’utilité en terme de prise de décision et adaptation du programme/projet/mesure.

Est-ce que le volume d’information est adapté ? Est-ce que les sources d’information se révèlent fiables ? Est-ce que chaque membre de l’équipe, de l’unité, de la structure, participe et contribue à la veille en fonction de son profil et de ses champs de compétence ?

En lien avec le management du programme : est-ce que la charge de travail des équipes permet effectivement d’intégrer les informations issues de la veille et si ce n’est pas le cas, par exemple à quel point la sécurité des équipes pourrait s’en trouver affectée ou les capacités d’adaptation du programme dénaturées ?

Données primaires et secondaires

Nous allons distinguer :

  • les données primaires (produites en internes) et donc permettant d’éclairer des aspects spécifiques à l’action menée par le programme, donnant lieu à une exploitation et directement accessibles en interne (journal de bord, reporting, lettre d’information,…)
  • les données secondaires (produites par des organisations extérieures à notre action, sans lien avec le programme) : par exemple des données officielles produites par un Institut National Statistique, des articles de presse spécialisée, des publications de centre de recherche, etc.
Données primaires et secondaires le long de la chaine de résultats

Les données primaires devraient ainsi facilement être disponibles au niveau du programme afin de renseigner nos ressources, nos activités, les biens ou services produits par le programme mais plus difficilement les effets générés par notre action, qui seront dilués dans l’évolution du contexte et autres facteurs extérieurs à notre zone d’influence.

A l’inverse, des données secondaires pourront apporter une vision d’ensemble d’une situation (par un exemple un taux de chômage national, la proportion d’élèves dans des filières scientifiques, etc.) mais sans éclairer la participation de votre propre programme. L’impact doit ainsi bien être compris comme ce à quoi CONTRIBUE votre action uniquement.

La veille documentaire tout au long de la chaine de résultats
Données primaires et secondaires le long de la chaine de résultats

Pour une veille sur la pratique ou discipline de l’évaluation : voir ces différents liens.

Les outils de collecte

Concevoir un système de suivi évaluation