Seuil de déclenchement

Un seuil correspond à un niveau, un point critique, une limite.

Tout comme dans le langage courant, franchir un seuil signifie dépasser un palier, atteindre un point critique, franchir une ligne jaune.

Un indicateur doit ainsi disposer d’un seuil qui va servir de signal d’alarme afin d’enclencher un protocole, provoquer une réaction en chaine si celui-ci se déclenche.

Les programmes de développement, dans le cadre de la gestion axée sur les résultats prévoient des cibles mais parfois sous-estiment à l’inverse la mise en place effective de seuils et le système d’alerte correspondant une fois le seuil franchi. Tels des radars qui se déclenchent, notamment en cas de blocage ou de retards dans la mise en œuvre. Des protocoles pré-établis, par exemple l’organisation de réunions de crises, la convocation d’instances de gouvernance, la mise en place de boucles de rétroaction rapides, permettent de confronter chaque partie prenante au point critique en question et facilitent les processus de prise de décision.

Exemple : seuil de déclenchement lié à un poste non pourvu
Dans cet exemple, un seuil de 3 mois est lié à l’indicateur mesurant le délai avant de pouvoir un poste. Si le délai de 3 mois est dépassé, un protocole se déclenche afin de réorienter la prise de décision. Faut-il ouvrir le poste à un profil plus junior ? Diffuser la recherche dans de nouveaux réseaux ? Revoir la rémunération ? Accorder une nouvelle période de 3 mois ? En tout cas, documenter la prise de décision, garder une trace de l’analyse situationnelle et de la stratégie envisagée.
Elaboration de protocoles

Un protocole est un ensemble d’activités successives que doit exécuter un service ou un agent conformément à un plan anticipé et prévu pour tout type d’opération.

Les protocoles concernent les activités régulières (par exemple l’inscription d’un nouvel élève dans un établissement scolaire) mais également la réponse à des situations d’urgence (par exemple un protocole de signalement en cas de suspicion de maltraitance d’un élève).

L’élaboration d’un protocole n’exclue pas une certaine souplesse dans sa mise en place. Cela permet néanmoins une orientation et une meilleure réactivité pour les professionnels les moins expérimentés, limitant les tâtonnements et réduisant la part d’improvisation. Un regard a postériori permettra néanmoins systématiquement de documenter si un écart au protocole était justifié.

Dans les organisations où l’information circule de manière fluide, où les sont routines sont bien établies, où l’expérience a forgé des process et procédures efficaces, même si informelles, la formalisation des protocoles pourra paraitre superflue.

Cependant, pour d’autres structures aux fonctionnements plus opaques où atteintes de gigantisme, la formalisation de protocoles, au-delà d’une amélioration de l’efficacité permet également un surcroit de transparence. Dans l’exemple ci-dessous, tiré d’un cas réel, la réponse d’un directeur de département « un recrutement a été lancé depuis plus d’un an par le service des DRH mais je ne sais pas ou cela en est » n’est pas concevable.

Exemple de protocole de recrutement : l’ensemble des interlocuteurs est informé du degré d’avancement.

Par ailleurs, l’affichage du protocole permet également un gain de temps et de transparence pour l’usager, évite des différences de traitement et permet d’anticiper les étapes à venir. A titre individuel par exemple (le renouvellement d’une pièce administrative) ou collectif (le suivi d’attribution d’une demande de financement par une ONG).

Veille situationnelle et indicateurs de contexte

Si le cadre logique dispose bien d’indicateurs de résultats, c’est au niveau de la colonne « hypothèses » que vont se jouer les blocages ou accélérations du projet.

Un dispositif de veille efficace et des indicateurs de contexte, même basiques ou binaires permettront de valider ou d’affiner la validité des hypothèses de départ. Mettre en place des seuils et des alertes permettra de lier d’une part la prise de décision et le pilotage du projet et d’autre part la connaissance et maitrise progressive de son terrain et de ses effets. Distinguer en terme de management agile et d’adaptation au contexte ce qui relève de tâtonnements inévitables et ce qui est à considérer comme une sortie de route complète. Un échec. Sans complaisance. A titre d’apprentissage.

Pour aller plus loin :

 Tableaux de suivi des indicateurs
⇒ Seuil de déclenchement
 Suivi des activités

 veille documentaire et sources d’information
 observation
 entretiens
 focus group
 enquête par questionnaires