Promouvoir et consolider une culture d’apprentissage et de redevabilité
Le reporting (ou rapportage) est la remontée systématique et en temps voulu d’informations essentielles sur un projet, programme ou politique publique, permettant de suivre son évolution et d’appuyer la prise de décision à l’échelon opérationnel ou stratégique approprié. C’est une partie intégrante de la fonction de suivi.
Le suivi est le processus continu qui vise à fournir aux parties prenantes d’un projet en cours des indications premières ou signes précoces sur les progrès ou absences de progrès au regard des objectifs visés.
Un dispositif de remontée d’information fiable et précis est bien sûr nécessaire pour assurer un usage efficient et transparent des fonds alloués. Un reporting équilibré devra néanmoins également s’assurer d’intégrer tâtonnements et leçons apprises afin d’enrichir non seulement les initiatives en gestation au sein de l’organisation mais également de manière transversale, toutes autres initiatives déjà en cours.
Le processus de suivi cherche a renforcer les boucles de rétroaction pour s’assurer de l’adaptation des actions, du projet ou du programme à des changements de réalité et de contexte, des signaux faibles ou forts, au niveau du terrain.
Un enjeu est également d’organiser les circuits de redescente de l’information (voir des mécanismes de gestion des plaintes) afin d’équilibrer une reddition de comptes aussi bien envers les usagers que le commanditaire (bailleurs de fonds, autorités publiques,…)
Une approche pragmatique de la Gestion Axée sur les Résultats
Le format de reporting s’inscrit souvent dans une dimension de mesure de la performance inspirée par la Gestion Axée sur les Résultats. Cela inclut à minima une description des produits délivrés et des services rendus. Egalement le suivi des effets générés par ces produits et services à court, moyen ou long terme via la mise en place de techniques de recueil de données appropriées.
L’objectif premier de l’utilisation de méthodes de Gestion Axée sur les Résultats, sa justification, devrait être considéré à l’aune de sa plus value pour les usagers d’un programme. La gestion axée sur les résultats, en tant qu’approche managériale, devra ainsi également être rigoureusement suivie et évaluée dans sa capacité à générer des changements positifs.
Un format de reporting pré-établi, partie intégrante du Système de suivi évaluation
Des pratiques fixes et établies en amont de la phase opérationnelle sont une condition préalable pour une collecte et gestion de données efficaces et opportunes.
Satisfaire à cette exigence de rapportage peut néanmoins rapidement se convertir en charge additionnelle et fardeau administratif contraignant l’ensemble des niveaux de l’organisation.
Les fonctions de suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage doivent ainsi être incorporées au plus tôt dès la phase de conception du programme (voir l’incorporation du SE dans le cycle de projet). Aussi cette charge de travail spécifique anticipée au sein de l’équipe programme comme de l’ensemble de la structure : gestionnaires ou analystes de données, chargé-es de suivi, responsables MEAL, etc.
Si, pour se plier aux exigences de reporting, l’attention première des équipes opérationnelles doit être détournée de la mise en œuvre pour se focaliser sur la mesure/le rapportage, alors toute l’intégration du reporting dans le système de suivi et évaluation méritera d’être reconsidérée.
Programme de subvention : un alignement sur les pratiques de rapportage et de suivi déjà en place pour le porteur de projet
Une bonne pratique pour un bailleur de fonds est d’aligner sa demande de rapportage sur les pratiques et formats déjà en place. Ceci afin de limiter les risques de duplications des rapports, favoriser l’appropriation des dispositifs de rapportage et donner la priorité aux défis internes de gouvernance et de pilotage. Pour ce faire, une première étape est de partir de l’état des lieux des pratiques en interne de suivi et évaluation.
Innovation et perspectives de long terme
Dans le cadre de l’adaptation et atténuation du changement climatique, de nombreux programmes sont pilotes par essence. De nouvelles échelles de mesures et critères d’évaluation demeurent à être inventés pour ces nouvelles actions. Les dispositifs de rapportage, au-delà de l’ensemble des considérations précédentes, devront s’inscrire dans des perspectives de long-termes dépassant les cadres temporels et temporaires des programmes dans lesquels ils s’inscrivent.
Accompagnement, support et boucles de rétro-action
Le format de rapportage devrait s’extraire d’un simple carcan de subordination ou de contrôle.
Le basique « rapport » est un support d’échange, favorisant en début de parcours la matérialisation d’une confiance réciproque et documentant à des fins d’apprentissage les premiers pas d’un projet.
Les modalités de retour des commanditaires des rapports vers ses auteurs (formats de retour, gestion des commentaires, réponses aux questions posées et demandes de soutien, prise en compte et suivi des recommandations) devront être anticipées et formalisées avec autant de soin que la remontée d’information.
Pour aller plus loin
Etape 4 : planifier la collecte d’information et et le traitement des données
- Les formats de reporting
➡ Tableaux de suivi des indicateurs
➡ Seuil de déclenchement
➡ Suivi des activités
➡ veille documentaire et sources d’information
➡ observation
➡ entretiens
➡ focus group
➡ enquête par questionnaires
Date de première diffusion : 2020
Dernière actualisation : janvier 2023