Formats de reporting

Promouvoir et consolider une culture d’apprentissage et de redevabilité

Le reporting (ou rapportage) est la remontée systématique et en temps voulu d’informations essentielles sur un projet, programme ou politique publique, permettant de suivre son évolution et appuyer la prise de décision à l’échelon opérationnel ou stratégique approprié. C’est une partie intégrante de la fonction de suivi.

Le suivi est le processus continu qui vise à fournir aux parties prenantes d’un projet en cours des indications premières ou signes précoces sur les progrès ou absences de progrès au regard des objectifs visés.

Un dispositif de remontée d’information juste et précis est bien sûr nécessaire pour assurer un usage efficient et transparent des fonds alloués. Un reporting équilibré devra néanmoins également s’assurer d’intégrer tâtonnements et leçons apprises afin d’enrichir toute initiative de développement humain en cours et à venir.

Le processus de suivi cherche a renforcer les boucles de rétroaction pour s’assurer de l’adaptation des actions, du projet ou du programme a des changements de réalité au niveau du terrain.

Un enjeu est également d’organiser les circuits de redescente de l’information (voir des mécanismes de gestion des plaintes) afin d’équilibrer une reddition de comptes aussi bien envers les usagers que le commanditaire (bailleurs de fonds, autorités publiques,…)

Une approche pragmatique de la Gestion Axée sur les Résultats

Le format de reporting s’inscrit souvent dans une dimension de mesure de la performance inspirée par la Gestion Axée sur les Résultats. Cela inclut à minima une description des produits délivrés et services rendus ainsi que la mise en place d’outils de collecte de données pour suivre les effets générés par ces produits et services à court, moyen ou long terme.

Le premier objectif de la Gestion Axée sur les Résultats devrait être considéré dans un cadre global de renforcement de la valeur ajouté d’un programme pour ses usagers. L’approche managériale de gestion axée sur les résultats devra ainsi également être suivie rigoureusement et évaluée dans sa capacité à générer un changement positif.

Un format de reporting pré-établi, partie intégrante du Système de suivi évaluation

Des pratiques fixes et établies en amont de la phase opérationnelle sont une condition préalable pour une collecte et gestion de données efficaces et opportunes.

Satisfaire à cette exigence de rapportage peut néanmoins rapidement se convertir en charge additionnelle et fardeau administratif contraignant l’ensemble des niveaux de l’organisation.

Les fonctions de suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage doivent ainsi être incorporées au plus tôt dans la phase de conception et la charge de travail anticipée au sein de l’équipe programme comme de l’ensemble de la structure : gestionnaire ou analyste de données, chargé-e de suivi, responsable MEAL, etc.

Si, pour se plier aux exigences de reporting, l’attention première des équipes opérationnelles doit être détournée de la mise en œuvre pour se focaliser sur la mesure/le rapportage, alors toute l’intégration du reporting dans le système de suivi et évaluation méritera d’être reconsidérée.

Programme de subvention : un alignement sur les pratiques de rapportage et de suivi déjà en place pour le porteur de projet

Une bonne pratique pour un bailleur de fonds est d’aligner sa demande de rapportage sur les pratiques déjà en place. Ceci afin de limiter les risques de duplications des rapports, améliorer l’appropriation des dispositifs de rapportage et donner la priorité aux défis internes de gouvernance et de pilotage. Pour ce faire, une première étape est de partir de l’état des lieux des pratiques en interne de suivi et évaluation.

Innovation et perspectives de long terme

Dans le cadre de l’adaptation et atténuation du changement climatique de nombreux programmes sont pilotes par essence. De nouvelles échelles de mesures et critères d’évaluation demeurent a être inventés pour ces nouvelles actions. Les dispositifs de rapportage, au-delà de l’ensemble des considérations précédentes devront s’inscrire dans des perspectives de long-termes, dépassant les cadres temporels des programmes dans lesquels ils s’inscrivent.

Accompagnement, support et boucles de rétro-action

Le format de rapportage devrait s’extraire d’un simple cadre de subordination ou de contrôle.

Le basique « rapport » est un support d’échange, favorisant en début de parcours la matérialisation d’une confiance réciproque et documentant à des fins d’apprentissage les premiers pas d’un projet.

Les modalités de retour des commanditaires des rapports vers ses auteurs (formats de retour, gestion des commentaires, réponses aux questions posées et demandes de soutien, prise en compte et suivi des recommandations) devront être anticipées et formalisées avec autant de soin que la remontée d’information.

Exemple de flux de rapportage dans un programme à destination des enfants et jeunes migrants. Bien sûr, la fréquence du reporting devrait être en symbiose avec la gouvernance du programme (fréquence des rencontres du comité de pilotage et comité de coordination) et les modalités de prise de décision.

Pour aller plus loin

Etape 4 : planifier la collecte d’information et et le traitement des données

Les formats de reporting
Tableaux de suivi des indicateurs

Les outils de collecte :