Qu’est-ce qu’un séminaire Suivi Evaluation Apprentissage ?
Le séminaire SEA est le ferment du système de suivi et évaluation. Il participe à la conception du système puis à sa maintenance tout au long du cycle de projet. De part sa simple programmation, il garantie la circulation de flux minimum de données de suivi, évaluation et apprentissage dans le réseau. Ce séminaire permet d’analyser et documenter l’évolution des contextes. D’adapter activités et stratégies à la lumière de cette évolution mais également d’observer et relayer d’éventuels décalages avec la finalité et les valeurs de l’institution qui porte l’intervention.
Sous quel format ?
En fonction de la culture organisationnelle interne et de la dimension souhaitée, il peut s’agir d’un simple atelier comme d’un rassemblement plus vaste : colloque, conférence. Le format varie, évolue et au-delà de son aspect normatif s’appuie sur la créativité des parties prenantes en terme d’organisation. Le lieu peut être tournant, le séminaire jumelé à des visites de terrain, accueilli par des partenaires. Le séminaire s’organise comme un évènement autonome ou se greffe sur des temps d’échange pré-établis : réunion mensuelle, réunion du comité de pilotage, séminaire annuel, etc.
A quelle fréquence ?
La fréquence est variable avec une rencontre trimestrielle préconisée. Soit 3 rencontres annuelles (modestes et plutôt orientées sur le suivi et la maintenance du système de SSE) accompagné d’un temps fort annuel équilibré sur les 3 volets : Suivi, Evaluation, Apprentissage.
Combien de temps ?
De 3 heures à 2 jours. Deux ou trois jours supplémentaires si le séminaire intègre la formation au système de suivi évaluation.
➡ Dix minutes de présentation uniquement sont accordées au Suivi Evaluation à la réunion annuelle du comité de pilotage ? C’est alors un simulacre de système. Il faut revenir au fondamentaux et au positionnement du SE dans l’organigramme.
Qui participe ?
A minima l’équipe projet. En fonction de l’ordre du jour, partenaires, parties prenantes, bénéficiaires et usagers. Dans sa dimension d’apprentissage, il peut s’agir d’éclairer des dimensions très spécifiques à l’action, techniques, scientifiques, historiques, en mobilisant une expertise interne ou externe. Bien sûr, seules les capacités d’organisation sont limitantes, l’ambition est de construire ou reconstruire des relations distendues ou dysfonctionnelles (voir ici). Veiller à faire remonter toutes les voix et ne pas générer d’entre-soi.
Qui organise ? Qui anime ?
La planification et organisation des séminaires SEA est bien sûr sous la responsabilité du responsable SEA ou unité SEA à l’échelon local ou à l’échelle du programme sur lequel le séminaire est organisé. Mais attention, il ne s’agit pas d’une simple restitution de l’activité SEA ni des résultats du projet/programme. Le chargé-e du SEA endosse ici son rôle de modérateur et vise la participation et expression de toutes les parties prenantes.
Quel agenda ? Quel ordre du jour ?
La programmation est spécifique à chaque projet et évolutive en fonction du cycle de projet. Ci-dessous quelques propositions de structuration.
Introduction
- Présentation du système de suivi-évaluation
- Rappel du format de rapportage : forces et faiblesses
- Données clés sur la période
- Les évolutions de contexte
- Présentation de retours d’expérience de projets comparables en interne
- Quelles implications sur le mandat en cours ?
Questions évaluatives
Ce séquence débute par le rappel des questions évaluatives et de leur hiérarchisation tel qu’établie dans le séminaire précédent. Pour rappel, le Système de Suivi Evaluation intègre une dizaine de questions évaluatives.
L’animation de cette phase peut prendre pour support le tableau de bord prospectif afin d’aborder des questions ayant trait :
- à la connaissance du contexte et à son évolution
- à l’appréciation des usagers des nos actions
- aux partenaires et à la qualité du partenariat
- à un regard introspectif sur notre fonctionnement interne aussi bien en terme de processus que de savoir-faire
L’enjeu est de conserver une vision globale à l’échelle du mandat de l’institution tout en se focalisant sur les considérations les plus sensibles au moment du séminaire.
Par exemple, si le critère de pérennité du projet avait été sélectionné comme première question évaluative lors du séminaire précédent, un tour de table permettra à chaque partie prenante d’approfondir la question et d’apporter sa propre analyse en fonction de l’évolution du contexte.
Par exemple :
➡ Le niveau de compétences nécessaire à la maintenance d’une nouvelle installation posait question : à quel point cette crainte s’affirme ou s’infirme ?
➡ Le projet prend un immense retard au démarrage mais la date finale reste finale reste fixe : quelle est la position du bailleur de fond ? Est-ce que le projet ne risque pas d’être tué dans l’oeuf ? D’atteindre son plein potentiel le jour de sa clôture ?
L’objet est d’engager un débat afin de dégager des signaux faibles ou forts risquant de perturber la mise en oeuvre. Une fois les signaux émis, ils peuvent être suivis et documentés. L’historique des séminaires SSE permet de visualiser l’évolution des préoccupations au fil de la mise en oeuvre et d’orienter la collecte de donnée sur le suivi des risques. De premières recommandations spontanées émergent de ces débats qui peuvent être consignées, validées ou non, et le cas échéant suivis.
Apprentissage
Un préalable à la séance d’apprentissage est d’instaurer un certain degré de confiance entre participants. La capacité d’une institution à savoir exposer ses points forts mais aussi exprimer ses difficultés.
- Retour sur la période précédente : si c’était à refaire, qu’aurions-nous fait différemment ?
- Que faudrait-il encourager ? Que faudrait-il corriger, ne surtout pas reproduire ?
- Quelles nouvelles connaissances ou compétences nous seraient nécessaires afin d’aborder les risques détectés ou les questions évaluatives ?
- Quelles nouvelles connaissances sont intéressantes au-delà de notre propre périmètre ? Quels messages souhaitons-nous diffuser à des projets partenaires pour leur permettre d’éviter d’éventuels ratés ?
La compilation de ces données en un format simplifié doit pouvoir intégré le système d’apprentissage institutionnel.
Ces temps d’ateliers peuvent également être utilisés à des fins de formation continue. Des exposés sur des connaissances et compétences en lien avec le coeur de métier de l’institution ou des actions menées au niveau du projet.