Etape 5 : planification de l’utilisation des résultats

Nous voici enfin parvenu à la description de l’image qui illustre ce site internet. Une photographie, simple prise de vue extraite du quotidien d’un bureau régional d’une institution. Des rapports qui croupissent, inutilisés et inexploités.

Comment faire en sorte alors de produire l’inverse ? Des productions utiles et utilisées ?

Une étape transversale

Cette cinquième et dernière étape de planification de l’utilisation des résultats est transversale. Si lors de cette dernière étape, nous choisirons de manière très pragmatique les formats et supports de restitution les plus adaptés, ceux-ci s’inscrivent sur les fondations et la pertinence des analyses émises lors des étapes préalables. Le plan d’action expose ainsi en premier lieu les fondations de notre système et son architecture. Méfions-nous ainsi de la tentation de commander des robinets en or pour une maison où la salle de bain n’a pas encore été construite. Ni même, les arrivées d’eau à ce stade identifiées. Méfions-nous encore plus des résultats sur papier glacé qui n’offrent pas de visibilité sur les étapes précédentes et les voies de sélection et d’obtention des données.

Nous nous inscrivons bien sûr dans les pas de Michael Quinn Patton et de son « évaluation centrée sur l’utilisation » (Utilization focused evaluation). Une évaluation doit être appréciée à l’aune de son utilisation et de son utilité. Quel sera l’utilisateur de chaque donnée produite et quel est son besoin ?

Par ailleurs, comme nous le rappelle également Robert Picciotto : « au-delà de la qualité des rapports d’évaluation, une multitude de facteurs organisationnels détermine la réceptivité aux conclusions d’une évaluation. La qualité d’une évaluation ne garantie en rien son utilisation ou influence. Les leçons apprises ne sont utilisées que lorsque « les étoiles sont alignées » : il faut être deux pour danser le tango ».

Robert Picciotto

Ainsi, la planification de l’utilisation de l’évaluation tout au long du cycle de projet nous permettra de poser de manière centrale la question des formats, mais surtout d’apprécier utilisation et utilité à chaque étape de conception du système.

Documenter les étapes de mise en place du SSE à travers les séminaires de Suivi Evaluation apprentissage participera par ailleurs à suivre et évaluer utilisation et utilité.

La documentation des étapes de mise en place du SSE, par exemple de simples compte-rendus de ces séminaires de Suivi Evaluation apprentissage, devient alors cruciale. Une inclusion visant la remise en question permanente de l’utilité du SSE à niveau structurel ou institutionnel.

S’il faut être deux pour danser le tango, de nombreux enjeux se situent au niveau de la volonté institutionnelle de porter le système de suivi évaluation. Il faudra ainsi revenir sur l’ancrage des pratiques évaluatives dans l’institution, le terreau sur lequel se construit le système (voir le positionnement du SE dans l’organigramme) comme nous ébauché dès l’état des lieux de l’étape 1.

En guise de dernière étape, nous abordons ainsi les conditions d’un cycle continu, d’ajustements perpétuels en fonction des modifications de l’environnement, de l’évolution des valeurs et en fonction du mandat institutionnel.

Pour introduire cette partie, nous rappellerons que la valeur d’un processus d’évaluation n’est pas en lien avec son coût, mais son utilité.