Nous voici enfin parvenu à la description de l’image qui illustre ce site internet. Une simple photographie, prise de vue extraite du quotidien d’un bureau régional d’une institution. Des rapports qui croupissent, inutilisés et inexploités.
Comment faire en sorte alors de produire l’inverse ? Des productions utiles et utilisées ?
Une étape transversale
Cette cinquième et dernière étape de planification de l’utilisation des résultats est transversale. Si lors de cette dernière étape, nous choisirons de manière très pragmatique les formats et supports de restitution les plus adaptés, ceux-ci s’inscrivent dans le sillage des analyses antérieures. Le plan d’action expose ainsi en premier lieu les fondations de notre système et son architecture. Méfions-nous de la tentation de commander des robinets en or pour une maison dont la salle de bain n’a pas encore été aménagée. Ni même les arrivées d’eau à ce stade identifiées. Méfions-nous encore plus de résultats ronflants, sur papier glacé, qui n’offrent pas de visibilité sur les étapes initiales de concertation, de fabrique et de sélection de la donnée.
Nous nous inscrivons bien sûr dans les pas de Michael Quinn Patton et de son « évaluation centrée sur l’utilisation » (Utilization focused evaluation). Une évaluation doit être appréciée à l’aune de son utilisation et de son utilité. Quel sera l’utilisateur de chaque donnée produite et quel est son besoin ?
Par ailleurs, comme nous le rappelle également Robert Picciotto : « au-delà de la qualité des rapports d’évaluation, une multitude de facteurs organisationnels détermine la réceptivité aux conclusions d’une évaluation. La qualité d’une évaluation ne garantie en rien son utilisation ou influence. Les leçons apprises ne sont utilisées que lorsque « les étoiles sont alignées » : il faut être deux pour danser le tango ».
Ainsi, la planification de l’utilisation de l’évaluation tout au long du cycle de projet nous permettra de poser de manière centrale la question des formats, mais surtout d’apprécier utilisation et utilité à chaque étape de conception du système de suivi et évaluation.
Documenter les étapes de mise en place du SSE à travers les séminaires de Suivi Evaluation Apprentissage participera par ailleurs à suivre et évaluer cette utilisation et utilité.
La documentation des étapes de mise en place du SSE, par exemple de simples compte-rendus de ces séminaires de Suivi Evaluation apprentissage, devient alors cruciale. Une inclusion visant la remise en question permanente de l’utilité du SSE à niveau structurel ou institutionnel.
S’il faut être deux pour danser le tango, de nombreux enjeux se situent au niveau de la volonté institutionnelle de porter le système de suivi évaluation. Il faudra ainsi revenir sur l’ancrage des pratiques évaluatives dans l’institution, le terreau sur lequel se construit le système (voir le positionnement du SE dans l’organigramme) comme ébauché dès l’état des lieux de l’étape 1. Ou encore l’établissement d’un environnement propice à l’évaluation.
En guise de dernière étape, nous abordons ici les conditions d’un cycle continu, d’ajustements perpétuels, en fonction des modifications de l’environnement, de l’évolution des valeurs et en fonction du mandat institutionnel.
Pour introduire cette partie, nous rappellerons que la valeur d’un processus d’évaluation n’est pas en lien avec son coût, mais son utilité.
- Les formats et supports de restitution
- Evaluation versus communication
- Restitution, droit de réponse, divulgation publique
- Les recommandations
- Eclairer les processus de prise de décision
Date de première diffusion : 2017
Dernière actualisation : janvier 2023