La démarche HQSE (Haute Qualité en Suivi et Evaluation) est le fil conducteur d’un accompagnement à la mise en place de systèmes de suivi et évaluation.
La démarche HQSE (Haute Qualité en Suivi et Evaluation)
Cette démarche se construit autour de 4 fondamentaux et une dizaine de points d’équilibre. Au centre du processus : l’apprentissage et un Suivi Evaluation Dynamique (SED).
L’apprentissage en ligne de mire
Subtil équilibre entre apprentissage et transparence, le système de Suivi Evaluation alimente la prise de décision via la génération de savoirs. L’exigence de transparence ne doit pas être atteinte au détriment du potentiel d’apprentissage des opérateurs. Les données générées par le Système de Suivi Evaluation sont ainsi moins centrées sur des résultats uniquement ou l’appropriation d’un impact éventuel. L’ambition est d’améliorer avant de prouver.
Un Suivi et Evaluation dynamique (SED)
Le système de Suivi Evaluation participe à l’action et oriente l’impact. Les outils de collecte d’information sont systématiquement pensés et conçus à double sens avec un rôle de diffusion de l’information : rappel de la théorie sous-jacente à l’action, les objectifs poursuivis, les changements attendus, la mesure de l’appropriation du programme par les usagers ou l’éclairage de chaque étape de progression vers les incidences visées.
La démarche vise également à éclairer les processus décisionnels : retracer le cheminement préalable à la prise de décision. D’une part dans un souci de transparence, de l’autre pour une meilleure réactivité via une utilisation rapide des informations issues du système.
Diagnostic du dispositif existant et formation aux fondamentaux de la discipline du suivi évaluation
Toute démarche HQSE débute par un état des lieux des outils existants et un diagnostic du dispositif de SE en place.
Dans le cadre de la démarche HQSE, la co-conception du système, la formation au système établi et l’accompagnement au déploiement joue un rôle central. Les responsables de programmes sont préalablement formés aux fondamentaux de la discipline du Suivi Évaluation, aux principales approches méthodologiques puis accompagnés dans la conception et mise en place de leur propre système de suivi et d’évaluation.
La conception du système de suivi évaluation s’élabore dès la phase d’écriture du projet, programme ou politique publique, centré sur les usagers, débouchant sur la mise à jour d’un système de valeurs, appréhendables à travers une palette diversifiée de critères examinés à échéances fixes.
Exemples de critères : pertinence, cohérence, pérennité, acceptation et appropriation de l’action, degré de confiance entre les parties prenante, efficacité, efficience, impact, qualité du partenariat, intensité, coordination, progression,… La palette du critère n’est pas pré-établie en amont mais découle de la nature même du projet et des ambitions profondes de la structure qui porte l’action.
En renforçant les capacités d’auto-évaluation et l’évaluation interne est recherchée une dynamique de suivi & évaluation à chaque échelon du projet, une appropriation et une adhésion à la démarche évaluative.
Une fois la démarche méthodologique mise en œuvre, l’essentiel demeure le bon sens, au service de la collectivité et de l’intérêt général. En effet, nous avons observé que les blocages sont rarement d’ordre technique ou liés à la complexité des méthodes. Le véritable enjeu réside dans la capacité à orchestrer le Système de Suivi-Évaluation comme un outil concret de gouvernance et de pilotage de l’action publique.
4 fondamentaux et 8 points d’équilibre
Les fondamentaux
1 . Les usagers au coeur du dispositif
A chaque étape de mise en place du système de Suivi et Évaluation (SSE), les usagers sont sollicités et impliqués. Le degré de participation (information, consultation, concertation, co-décision) est défini en amont et, en tant qu’objectif à part entière, comporte ses propres outils de suivi.
2. Un système de suivi et évaluation doté de ressources propres
3% (à minima) des ressources de l’action, du projet, de la politique sont affectés au fonctionnement du système de suivi et d’évaluation. Dès la conception du projet, une ligne budgétaire spécifique (généralement estimée de 3 à 7% du budget global), couvre l’ensemble des frais liés à cette fonction (concertations, enquêtes, collecte, traitement et analyse de l’information, restitutions, suivi des recommandations, etc.). Le temps consacré par chaque acteur aux activités de SE est anticipé et la fonction SE est intégrée dans les profils de poste.
3. Intégration d’échéances trimestrielles consacrées à la maintenance du système de suivi et évaluation
4 points annuels de suivi et d’évaluation du système sont programmés. Ces temps peuvent être fusionnés avec des outils de management et de gestion existants : séminaires, réunions mensuelles, comités de pilotage, etc.
4. La figure libre
En complément de méthodes reconnues, les porteurs de projets innovent avec un mix méthodologique qui leur est propre et la liberté de proposer des outils innovants ou alternatifs. Objectif : capturer toute trace de l’action sous tout type de support : cartes, plans, photos, vidéos… Capturer ce qui fait sens grâce à une mosaïque d’informations; contrebalancer les apports statistiques par des perceptions plus abstraites mais néanmoins riches en informations.
Une recherche d’équilibre
La démarche HQSE se caractérise par une recherche d’équilibre. Un équilibre à trouver sur l’ensemble des caractéristiques du système :
1. Equilibre au niveau de la finalité de la démarche d’évaluation
L’évaluation ne consiste pas uniquement à mettre en place des outils de pilotage. L’évaluation ne consiste pas uniquement à rendre des comptes aux diverses parties prenantes. L’évaluation n’est pas uniquement un exercice d’apprentissage, puisqu’elle permet également la mise en place d’outils de pilotage et le renforcement de la transparence… Ainsi un temps de réflexion sur la finalité de la démarche permettra d’envisager l’équilibre entre les principales fonctions de l’évaluation.
2. Equilibre au niveau des méthodes d’évaluation
Un système de suivi et d’évaluation se construit sur des méthodes mixtes, c’est à dire des combinaisons de méthodes. Sont principalement recherchés :
- une triangulation de l’information : obtenir différents éclairages sur une même question
- une combinaison de données quantitatives et qualitatives : des données chiffrées et également des témoignages, des récits, des opinions…
3. Equilibre au niveau des critères d’évaluation
Le principal intérêt d’un système d’évaluation est d’obtenir une vision d’ensemble qui permette d’interroger les interactions entre les différents critères : pertinence, cohérence et complémentarité, efficacité, efficience, impact, pérennité…
Bien sûr, rien n’empêche suivant le contexte ou les priorités du moment d’approfondir l’analyse d’un critère plutôt qu’un autre. Mais quelle utilité de chercher à mesurer l’efficacité d’un programme sans regarder également le fondement de ce même programme (pertinence) ? Comment s’intéresser à la pertinence sans regarder parallèlement quels autres acteurs tentent de répondre aux besoins effectivement détectés (cohérence et complémentarité) ?
Equilibre également via la prise en compte de critères transversaux (genre, social, environnement,…) et bien évidemment de critères ou domaines de changement complémentaires ou spécifiques à son champs d’action (couverture, utilité sociale, accès à la citoyenneté, au soin, au logement, à l’emploi, etc.)
4. Equilibre au niveau du périmètre de l’évaluation
Trop souvent, l’évaluation se limite à analyser une action, ou un programme, sans s’intéresser à la stratégie de la structure qui porte l’action. Les freins sont nombreux à l’analyse d’une stratégie, car cela suppose d’accepter une remise en cause de la gouvernance. Pourtant, pour permettre cette vision globale, le système de suivi et d’évaluation nécessite la prise en compte équilibrée de l’ensemble des strates potentielles du périmètre : de l’action quotidienne au plan stratégique.
La définition du périmètre d’évaluation permettra également d’inclure des zones géographiques, des périodes temporelles, des outils…
5. Equilibre au niveau des auteurs de l’évaluation
L’auto-évaluation permettra un degré de compréhension fin de chaque action et, au-delà, la connaissance de l’historique du projet. Là où des évaluateurs externes ne pourraient que constater une amélioration ou un dysfonctionnement, les opérateurs de terrains, acteurs et auteurs de l’auto-évaluation, pourront retracer la chaine d’évènement ayant engendré la situation rencontrée.
A l’inverse, les évaluateurs externes pourront apporter un regard neuf et supposément neutre sur la situation, ainsi qu’une expertise en méthodologie de suivi et d’évaluation.
Enfin, l’évaluation interne, idéalement pilotée par un service spécifique (et non pas de manière transversale par les chargés de programmes) permettra de jouer les chefs d’orchestre, de mettre en harmonie, d’accompagner les processus afin de tirer le plus d’enseignements des données fournies par l’auto-évaluation et par les évaluateurs extérieurs.
6. Equilibre au niveau de la temporalité de l’évaluation
Le Suivi Évaluation est un cycle, intégré à chaque moment de la vie de l’action, du programme, de la stratégie. Le système de suivi et d’évaluation devra donc s’inscrire en filigrane et à chaque moment de la vie du projet : ex-ante (avant le démarrage) à mi-parcours, à la fin de l’action, et ex-post (bien après la fin de l’action afin d’en relever les effets à moyen ou long terme).
7. Equilibre entre suivi et évaluation
Le suivi est souvent pensé comme une phase de collecte et l’évaluation comme la phase d’analyse des données. En réalité les deux se nourrissent mutuellement, mais encore le suivi est vain s’il ne déclenche pas sa propre phase d’analyse. L’indicateurs sont autant de dispositifs de vigilance et d’appel à la réflexion. L’équilibre entre suivi et évaluation mesure ainsi la capacité du système à détecter des anomalies ou des effets imprévus et entreprendre des actions correctives dans des délais acceptables.
7.2 équilibre entre reporting et recherche
Le Suivi Évaluation est bien plus qu’un simple reporting sur une activité, par exemple le décompte des bénéficiaires. Pour autant, même si les questions évaluatives sont hautement intéressantes et pourraient faire l’objet de recherche, les moyens et compétences en interne restent souvent limités. L’implication consacrée à la recherche ne doit pas se faire au détriment de l’opérationnel. Des partenariats avec des laboratoires de recherche peuvent être alors recherchés afin d’approfondir la réflexion.
8. équilibre dans les flux de redevabilité
En quelques mots, « le temps de cerveau disponible » des porteurs du projet est-il équilibré entre le devoir de redevabilité envers les commanditaires et le devoir de redevabilité envers les usagers/bénéficiaires ? Passe-t-on plus de temps à réfléchir à ce qui va être remonté au bailleurs de fonds qu’à mettre en place l’action ?
Equilibre entre conformité et créativité
équilibre entre conformité et créativité
Par essence, certains programmes, sont plus axés sur la conformité (le respect des normes existantes), d’autres sur la créativité ou l’innovation. Par exemple un programme de déploiement de la fibre internet sera plutôt accès sur la conformité : le campus universitaire est connecté ou non, dans le respects des standards techniques existants. A l’inverse, un programme des sensibilisation des mineurs à la désinformation sera plutôt axé sur la créativité : comment donner les meilleures clés de compréhension à ce public ? Souvent un même programme contient des axes multiples, par exemple le développement d’un agent IA dans une administration doit intégrer des barrières éthiques plutôt liées à la conformité et de la créativité visant l’amélioration des politiques publiques en cours. L’enjeu est ainsi de savoir désimbriquer les deux pour ne pas brider la créativité tout en disposant de mécanismes de saisine strict en cas de défaillances ou d’alertes liées à la conformité.
Pour aller plus loin
- Accompagnement et démarche HQSE
- Pourquoi mettre en place une démarche HQSE ?
- Pour qui ?
- Comment ?
- Calendrier de mise en oeuvre
Date de première diffusion : 2010
Dernière actualisation : 2025