Le suivi est un processus continu de collecte systématique d’information.
Ce processus s’intègre à un projet, à un programme, à une politique publique et se visualise sous forme, notamment, de tableaux de bord.
Le processus de suivi se formalise à travers la mise en place d’un tableau de bord à destination du pilotage de l’action.
Idéalement, ce suivi tend vers une actualisation des données en temps réel afin de faciliter une réactivité dans la prise de décision.
Ce suivi ne devrait pas être orienté sur des activités ou sur l’efficacité de la mise en oeuvre uniquement, mais également s’intéresser à l’ensemble des volets stratégiques, par exemple :
➡ détecter des écarts avec le mandat institutionnel
➡ détecter des changements externes à l’institution, au niveau du contexte d’intervention
➡ suivre la réactivité et capacité d’adaptation
En ce sens, le suivi intègre des dispositif de veille documentaire ou organisationnelle.
Le suivi et évaluation : un couple indissociable
Le suivi nourrit l’évaluation et en retour l’évaluation éclaire ce qui doit être suivi.
Ainsi, la fiabilité de l’évaluation repose en grande partie sur le suivi, car toute l’analyse qu’elle implique s’appuie sur les données collectées en continu. A l’inverse, les résultats d’une évaluation réussie impliquent d’adapter et d’affiner ce qui devrait être dorénavant suivi.
L’acronyme S&E pour Suivi et Evaluation est un anglicisme tiré de M&E : Monitoring & Evaluation.
En anglais, le terme « Monitor » est plus explicite que « Suivi ». Dans le domaine médical, il s’agit d’analyser, surveiller et contrôler les constantes physiologiques d’un patient (fréquence cardiaque, fréquence respiratoire, etc.).
La notion de temps réel est donc inhérente au monitoring. L’objet est d’être en mesure de déclencher un signal d’alarme en cas d’anomalie. Si votre dispositif de suivi est un simple fardeau qui consiste à collecter et compiler des données alors votre l’intégralité du système de suivi et évaluation s’avère dysfonctionnelle.
Le suivi est accolé à l’évaluation pour éviter certains écueils. Le suivi peut être considéré comme l’organisation de la collecte de données brutes alors que l’évaluation correspond à la phase d’analyse de ces données dans l’optique de permettre tout type de réajustements.
Un paramètre clé correspond donc au temps de latence entre la phase de collecte et la phase d’analyse. Si cette phase est trop longue, le dispositif est inutile et des boucles de rétro-actions rapides doivent être mises en place.
Toujours à titre de comparaison : dans un cadre hospitalier, un moniteur de signes vitaux devra déclencher une alarme en cas d’anomalie. Si ce n’est pas le cas, le moniteur n’est pas seulement dysfonctionnel isolément, il devient dangereux et c’est l’ensemble de la prise en charge qui est affectée : le soignant s’appui sur la confiance qu’il a dans le dispositif. Ainsi, attention aux système de suivi évaluation qui n’ont qu’un rôle d’affichage, de mise en valeur de l’action, mais pas de réalité opérationnelle : voir les dysfonctions d’un système de suivi et évaluation.
Il s’agit également de déterminer quels acteurs sont susceptibles de déclencher cette phase d’analyse et la temporalité des protocoles à mettre en place. Si le moniteur de signes vitaux se déclenche au chevet d’un patient, faut-il prioriser une intervention immédiate de l’infirmière de garde ou attendre le retour de l’Agence Régionale de Santé ? Quelle fluidité des protocoles ? A quel niveau opérationnel faut-il développer le système et quelles parties prenantes devraient y prendre part ?
Egalement, ce dispositif de suivi doit être observé au regard de l’ambition du système de suivi et évaluation. Notamment sur le volet apprentissage.
Le suivi devrait s’intégrer dans un cadre opérationnel et stratégique plus vaste que la seule fonction de comparaison entre ce qui a été programmé et ce qui est réalisé. Si ce n’est pas le cas, il ne s’agit pas de suivi mais de simple contrôle.
En bref : le suivi est un processus systématique de collecte de données. S’il permet de détecter des écarts entre prévision et réalisation, il ne devrait pas être confondu avec un simple dispositif de contrôle. A travers des tableaux de bord personnalisés et personnalisables, il permet aux équipes, de cartographier l’avancement des tâches en temps réel et d’instaurer des interractions fluides entre les différentes composantes d’un projet. Le périmètre devrait être suffisamment large pour couvrir les avancées modestes comme les grands axes stratégiques. Englober dans son champ de vision les usagers, les partenaires, le contexte et son évolution, mais aussi un regard introspectif sur son propre fonctionnement, détecter les procédures entravantes.
Suivi et évaluation sont intimement liés. Sans processus permanents de collecte de données, l’évaluation est aveugle. Sans évaluation, on ne sait pas ce qui compte ni ce qui devrait être compté, on ne sait ni comment ni vers quoi réorienter le projecteur. Le suivi se transforme en évaluation dès qu’un regard analytique est porté sur la donnée.
Pour aller plus loin :
Date de première diffusion : 2012
Dernière actualisation : 2024
Sébastien Galéa