Parmi les concepts vus en formation, le SED « Suivi et Evaluation Dynamique » fait partie de ceux qui restent souvent insuffisamment exploités dans la conception des outils.
Tout d’abord un rappel, dans le cadre du SED, les outils de collecte deviennent des outils de dialogue. Le support de collecte (par exemple un questionnaire) se transforme en outil de communication avec l’usager : il sert à l’informer des nouveautés du projet, des orientations prises en fonction des précédentes remontées d’information, ou encore à intégrer du renforcement de compétences en temps réel en fonction des réponses collectées. Le simple fait de participer à une collecte de données transforme potentiellement les acteurs. Le SED prend acte de cette réalité et choisit de l’exploiter.
Exemple 1 : formation professionnelle
Un questionnaire de suivi trimestriel adressé au stagiaire en CAP boulangerie commence par restituer les résultats de la cohorte précédente et les ajustements décidés suite aux retours du trimestre passé. Si le stagiaire coche qu’il ne maitrise pas les normes d’hygiène, un rappel synthétique s’affiche immédiatement. L’outil collecte et forme en même temps.
Exemple 2 : sensibilisation des adolescents aux addictions
Un questionnaire anonyme distribué en classe après une séance de prévention commence par restituer les résultats agrégés de la séance précédente (« 63% d’entre vous pensaient que le cannabis n’entraine pas de dépendance, voici ce qu’en disent les données »). Si l’élève indique dans ses réponses qu’il ne sait pas vers qui se tourner en cas de difficulté, le formulaire affiche immédiatement les contacts (infirmière scolaire, fil santé jeunes, numéro anonyme). L’outil mesure l’évolution des perceptions et corrige les idées reçues dans le même geste.
Au-delà du SED, nous avons évoqué l’enjeu de penser le département Suivi Evaluation comme une fonction support au service du projet, et pas uniquement comme une fonction de mesure (voir le positionnement du suivi évaluation dans l’organigramme). Ses outils, y compris les plus classiques, peuvent orienter l’impact s’ils sont pensés comme des points de contact avec les usagers. C’est une question transversale, à avoir en tête dès le début de la conception du système, quelle que soit l’étape : quels supports, moments ou canaux alternatifs permettraient de mieux atteindre nos usagers ? Cette réflexion se décline sur cinq leviers :
Le support (quoi) : sous quelle forme l’outil se présente. Questionnaire papier, application mobile,, photographie, affiche, SMS… Par ailleurs il est intéressant de greffer la collecte sur des formulaires déjà existants (réservation de salle, prise de rendez-vous, inscription à un service) plutôt que de créer un dispositif parallèle.
Le moment (quand) : à quel instant on sollicite l’usager. En fin de formation quand il range ses affaires, ou 20 minutes avant ? Un mois ou 3 mois après la formation ?
Le lieu (où) : dans quel espace on touche l’usager. En salle de classe ou dans la salle de pause ? Dans les transports, dans une salle d’attente, à domicile ?
Le messager (par qui) : qui porte l’outil ou le transmet. Un évaluateur externe, un pair, un formateur, l’usager lui-même via l’auto-évaluation, un agent communautaire. Le même questionnaire n’aura pas le même effet selon qui l’administre.
La fréquence (combien de fois) : le rythme de sollicitation. Une collecte annuelle n’a pas le même effet qu’une collecte trimestrielle ou continue. Trop rare, l’outil perd son effet de dialogue. Trop fréquent, il génère de la fatigue. C’est un curseur à régler.
Pour aller plus loin :
- Orienter l’impact : évaluation du programme Néo-Citoyen, EVAL, 2013-2014