Mettre en place un Système de Suivi et Evaluation dans une structure multi-programmes

Partir du maillon le plus simple de l’action

1. Entamer à titre expérimental une démarche HQSE (les 5 étapes de mises en place) sur un nombre limité de périmètres réduits (une action, un projet, etc.) portés par des équipes distinctes ou menés sur différents territoires.
2. Extraire des dénominateurs communs :
  • Questions évaluatives qui se recoupent
  • Indicateurs proches ou communs :
    • Même définition
    • Même mode de calcul

3. Distinguer en termes de remontée d’informations ce qui doit rester au niveau du terrain et ce qui doit être transmis.

Les données utilisées ou non, exploitées ou non, analysées ou non par chaque maillon de l’action. Les données utiles ou non pour chaque maillon de l’action. Il s’agit de comprendre qui utilise quel type de données et à quelles fins.

4. Parmi ce qui doit être remonté de manière transversale, tester avec les différents échelons un format commun.

Par exemple pour :

  • Les indicateurs
  • Les échelles de changement
  • Fiches de capitalisations
  • Formats de restitutions
5. Avant de diffuser ces premiers éléments du système, s’assurer que les équipes de terrain puissent être en mesure d’utiliser ces outils et qu’elles soient réceptives, en fonction des informations collectées lors de l’état des lieux (étape 1)

Notamment en ce qui concerne :

  • La disponibilité des équipes
  • L’intérêt pour les questions évaluatives
  • Les compétences des équipes en SE et formations préalables
  • Les moyens alloués à la fonction SE
6. Confronter ces éléments et premières remontées d’information aux valeurs de la structure, synergies et antagonismes potentiels

En quoi et comment le système proposé peut-il s’intégrer et s’inscrire dans le fonctionnement plus global de l’institution ?

En terme de :

  • Statut
  • Charte SE
  • Manuel SE
  • Outils de gestion de projets
  • Pratiques (existe-il un décalage entre le siège et le terrain ?)
  • Rapport annuel (s’agit-il d’un rapport de propagande ou évaluatif ?)

Pour aller plus loin :